Digitalisierung in der Außenprüfung – Aktuelle Entwicklungen (Teil 2)

III. Digitale Schnittstellen (§ 147b AO)

1. Rechtliche Grundlagen

Bei der Einführung des Datenzugriffs zum 1.1.2002 hat der Gesetzgeber zunächst auf die Festlegung von bestimmten Standards für die Bereitstellung der im Rahmen der Prüfung bereitzustellenden Daten verzichtet. Nach § 147 Abs. 6 AO reicht es aus, wenn die Daten der Finanzbehörde in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Dabei reichte es aus, dass die zu prüfenden Daten in einem gängigen Standardformat vorgelegt wurden. Welche Formate von der Finanzverwaltung akzeptiert wurden und welche Anforderungen die Unternehmen beim Datenzugriff zu beachten hatten, wurde in einem BMF-Schreiben v. 16.7.2001 (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen – GDPdU) sowie in einem BMF-FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung festgelegt.

Der von der OECD in 2005 vorgeschlagenen Standard Audit File-Tax (SAF-T), wonach die Buchhaltungsdaten aus dem ursprünglichen Buchhaltungssystem in ein vorgegebenes, von Extensible Markup Language (XML) abgeleitetes Format übertragen und für Finanzbehörden zur Außenprüfung verfügbar gemacht werden, wurde von Deutschland im Gegensatz zu vielen anderen europäischen Staaten bisher nicht umgesetzt.

Mit dem BMF-Schreiben v. 14.11.2014 wurden die v. g. Regelungen zusammen mit den BMF-Schreiben v. 7.11.1995 zu den GoBS in einem einheitlichen Regelwerk unter dem Titel „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zusammengefasst. Auch in diesem BMF-Schreiben zu den GoBD wurde weiter auf die Festlegung von einheitlichen Standards zur Bereitstellung von steuerrelevanten Daten verzichtet.

In der Praxis führten die fehlenden Standards jedoch immer wieder zu Unsicherheiten und Streitigkeiten und damit auch zu nicht unerheblichen Verzögerungen im Prüfungsablauf. Vor diesem Hintergrund hat mittlerweile auch seitens der Finanzverwaltung ein Umdenkungsprozess stattgefunden.

So wurde zum 1.1.2018 die digitale LohnSchnittstelle (DLS) eingeführt und mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen geregelt, dass Daten, die mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden, ab dem 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen und diese Daten der Finanzverwaltung über eine einheitliche digitale Schnittstelle zur Verfügung zu stellen sind.

Eine endgültige Kehrtwende zur bisherigen Rechtspraxis hat der Gesetzgeber dann im Rahmen des Gesetzes zur Modernisierung der Außenprüfung mit § 147b AO vollzogen. Danach kann das BMF durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates einheitliche digitale Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export von Daten bestimmen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden und nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren sind. In der Rechtsverordnung kann auch eine Pflicht zur Implementierung und Nutzung der jeweiligen einheitlichen digitalen Schnittstelle oder von Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export von Daten bestimmt werden.

Verschärft wird dies durch die im gleichen Gesetz vorgenommene Änderung des § 158 AO, wonach die Finanzverwaltung eine eigenständige Schätzungsbefugnis hat, wenn die elektronischen Daten nicht nach der Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen des § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i. V. mit § 4 Abs. 2a der LStDV (DLS), des § 146a (DSFinV-K) oder des § 147b i. V. mit der jeweiligen Rechtsverordnung zur Verfügung gestellt werden (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Seitens der Finanzverwaltung erhofft man sich durch die einheitlichen Schnittstellen eine Prüfungsbeschleunigung. Daher sind bereits weitere diesbezügliche Rechtsverordnungen in der Umsetzung bzw. Planung.

Unabhängig davon bleibt nach derzeitigem Rechtsstand das Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 Satz 2 AO auf prüfungsrelevante steuerliche Daten hiervon unberührt. Im Einzelfall ist jedoch zu prüfen, ob eine weitergehende Datenanforderung nach pflichtgemäßen Ermessen noch verhältnismäßig ist.

2. Digitale LohnSchnittstelle (DLS)

Nach § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i. V. mit § 4 Abs. 2a LStDV haben Arbeitgeber die ab dem 1.1.2018 aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen digitalen Schnittstelle elektronisch bereitzustellen. Dies gilt unabhängig von dem vom Arbeitgeber eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm. Die amtlich vorgeschriebene Digitale LohnSchnittstelle (DLS) ist ein Standarddatensatz mit einer einheitlichen Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfeldern.

Die jeweils aktuelle Version der DLS mit weitergehenden Informationen steht auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern unter www.bzst.de zum Download bereit.

3. Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)

Nach § 4 KassenSichV ist die einheitliche digitale Schnittstelle eine Datensatzbeschreibung für den standardisierten Datenexport aus dem Speichermedium nach § 3 Abs.1 KassenSichV, der Anbindung an das elektronische Aufzeichnungssystem und dem elektronischen Aufbewahrungssystem zur Übergabe im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung. Sie stellt eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der nach § 146a Abs. 1 AO aufzuzeichnenden Daten in Datenschema und Datenfelderbeschreibung unabhängig vom Programm des Herstellers sicher.

Ziel der DSFinV-K ist die Definition einer Struktur für Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen, für die ab dem 1.1.2020 die Nutzung der gesetzlich geforderten einheitlichen digitalen Schnittstelle (§ 146a AO) gilt.

Hierfür liefert die DSFinV-K eine fachliche und technische Beschreibung. Die jeweils aktuelle Version mit weitergehenden Informationen steht auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern unter www.bzst.de zum Download bereit.

4. Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (DSFinV-TW)

Die DSFinV-TW ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus EU-Taxameter (§ 7 KassenSichV) und Wegstreckenzählern (§ 8 KassenSichV) für die Datenüberlassung („Z3-Zugriff“) im Rahmen von Außenprüfungen. Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von dem beim Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem sicherstellen.

Ziel der Standardisierung ist die Definition einer Struktur für Daten aus Taxametern, Wegstreckenzählern und ergänzenden Aufzeichnungssystemen, für die ab dem 1.1.2024 die Nutzung der gesetzlich geforderten einheitlichen digitalen Schnittstelle (§ 146a AO) gilt.

Hierfür liefert die DSFinV-TW eine fachliche und technische Beschreibung. Die jeweils aktuelle Version mit weitergehenden Informationen steht auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern unter www.bzst.de zum Download bereit.

5. Entwurf einer Buchführungsdatenschnittstellenverordnung (DSFinVBV)

Mittlerweile ist auch eine einheitliche digitale Schnittstelle für die Buchhaltungsdaten geplant. Hierzu wurde ein erster Diskussionsentwurf einer entsprechenden Buchführungsdatenschnittstellenverordnung (DSFinVBV) mit Datum v. 1.12.2023 an ausgewählte Verbände mit der Bitte um Stellungnahme versendet. Nach Eingang der Stellungnahmen wurde der Diskussionsentwurf nochmals umfänglich überarbeitet. Im Laufe des Jahres 2025 sollen weitere Anhörungen und eine abschließende Beratung durch die zuständige Bund-Länder-Arbeitsgruppe erfolgen. Anschließend könnte nach Beschluss durch den Bundesrat die Verkündung im Bundessteuerblatt erfolgen. Die Verordnung soll nach § 9 Abs. 2 des Entwurfs zur DSFinVBV am 31.12.des dritten, auf die Verkündung folgenden Jahres in Kraft treten und für Wirtschaftsjahre gelten, die nach dem Inkrafttreten beginnen. Nach derzeitigen Sachstand wäre dies frühestens ab 1.1.2029.

Dies ist Teil 2 des Beitrages aus der NWB Betriebsprüfungs-Kartei - Stand: Juli 2025 - Teil 1 finden Sie hier.

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