DMS für Steuerberater: Warum kein Weg mehr daran vorbeiführt

Dokumentenmanagementsysteme sind für Steuerkanzleien längst mehr als ein Zusatz. Sie schaffen Ordnung in wachsenden Datenmengen, sichern GoBD konformes Arbeiten ab und beschleunigen Prozesse vom Posteingang bis zur Freigabe. Dieser Beitrag zeigt, welche Probleme ohne DMS typischerweise entstehen, wie ein DMS diese löst, welche Lösungen es am Markt gibt und wie Sie die Einführung in Ihrer Kanzlei pragmatisch meistern.

Die Ausgangslage: Typische Probleme ohne DMS

Ohne zentrales DMS verteilt sich der Informationsfluss häufig auf E-Mail, Netzlaufwerke und lokale Ordner. In der Praxis führt das zu langen Suchzeiten, unklaren Dokumentenversionen und mühsamen Freigaben. Belege liegen an verschiedenen Orten, Mitarbeitende arbeiten parallel an Kopien, Rückfragen entstehen, weil der aktuelle Stand nicht eindeutig erkennbar ist. Gleichzeitig steigt das Risiko, gegen Compliance-Anforderungen zu verstoßen, denn eine E-Mail-Ablage allein gewährleistet weder Nachvollziehbarkeit noch revisionssichere Aufbewahrung. Die Zusammenarbeit leidet spürbar, Fristen werden manuell verfolgt, Auskünfte lassen sich nicht auf Knopfdruck erteilen und Verantwortlichkeiten verschwimmen. Mit zunehmender Digitalisierung wächst zudem die Erwartungshaltung von Mandanten, jederzeit strukturiert und sicher mit der Kanzlei Daten austauschen zu können. Wer an der Papierakte oder an ungeordneten Dateiablagen festhält, verliert Tempo, Transparenz und Verlässlichkeit.

Was ein DMS in der Steuerkanzlei leistet

Ein professionelles DMS bündelt Ablage, Workflows und Compliance in einem System. Es bietet eine zentrale, revisionssichere Ablage mit Berechtigungen und Versionierung. Standardprozesse wie Posteingang, Freigaben, Wiedervorlagen und E-Signaturen lassen sich weitgehend automatisieren. Der Aktenstand ist sofort ersichtlich, Dokumente sind schnell auffindbar und Auskünfte werden zuverlässig. Prozess und Zugriffskontrollen unterstützen GoBD und DSGVO, Schnittstellen verbinden die Lösung mit Kanzlei-Software, Buchhaltungssystemen und Kollaborationstools.

Software-Überblick: Lösungen für Steuerberater

Hinweis: Die Lösungen adressieren unterschiedliche Schwerpunkte, von Kanzlei-DMS über Post-Digitalisierung und -Freigaben bis zu sicheren Datenräumen. Prüfen Sie stets GoBD- und DSGVO-Fit, Zertifizierungen, Hosting-Ort, Schnittstellen sowie den tatsächlichen Kanzlei Use-Case.

Auswahlkriterien: so finden Sie die passende Lösung

1. Use Cases zuerst, Tools danach. Definieren Sie konkrete Szenarien, etwa Posteingang, Eingangsrechnungen, Jahresabschlussakte, E-Signatur, Freigaben.

2. Compliance und Zertifikate. Fragen Sie nach GoBD-Unterstützung, Audit-Trails, Lösch- und Aufbewahrungsregeln, ISO-Zertifikaten und Hosting-Standort in der EU.

3. Schnittstellen und Integration. Prüfen Sie die Anbindung an DATEV, ERP, Finanzbuchhaltung, E-Mail, Signaturdienste und Kollaboration.

4. Benutzerfreundlichkeit und Change. Akzeptanz in der Kanzlei ist entscheidend, Pilotgruppen und klare Spielregeln helfen.

5. Betriebsmodell und Kosten. Cloud oder On-Prem, Skalierung, Support-Modell, Migrationsaufwand sowie eine Exit-Strategie für den Anbieterwechsel.

Implementierung in sechs pragmatischen Schritten

1. Ist-Analyse und Zielbild – Identifizieren Sie die größten Reibungsverluste, beispielsweise Posteingang oder Freigaben.

2. Pilot und Quick Wins – Starten Sie mit einem abgegrenzten Prozess und definieren Sie messbare Ziele für Durchlaufzeit, Suchzeit und Rückfragen.

3. Governance und GoBD – Rollen, Berechtigungen, Aktenpläne, Aufbewahrungsfristen und Protokollierung vor dem Rollout festlegen.

4. Integration und Automatisierung – Binden Sie DATEV, E-Mail, Scanner und E-Signatur an und nutzen Sie Regeln für Verschlagwortung.

5. Schulung und Change – Kurzanleitungen, In-App-Hilfen und regelmäßige Sprechstunden sorgen für Sicherheit, benennen Sie Champions in den Teams.

6. Skalierung und Review – Übernehmen Sie erprobte Praktiken aus dem Pilot, prüfen Sie KPIs quartalsweise und schärfen Sie Prozesse nach.

Typische Fallstricke sind unklare Verantwortlichkeiten, parallele Doppelsysteme mit DMS und Netzlaufwerk, fehlende Aktenpläne, ein zu großer Big Bang und unterschätzte Migration von Altbeständen. Planen Sie die Ablösung alter Ablageorte und eine saubere, nachvollziehbare Datenübernahme explizit ein.

Effizienzgewinne belegen – was sagen Studien?

Seriöse Untersuchungen und Branchenreports berichten übereinstimmend, dass strukturierte, digitale Dokumentenprozesse die Suchzeiten reduzieren, Bearbeitungsdurchläufe beschleunigen und die Auskunftsfähigkeit verbessern. Besonders deutlich wird der Nutzen dort, wo Posteingang, Verschlagwortung, Workflows und Freigaben konsequent digitalisiert werden. Für die interne Kommunikation ist dokumentiert, dass nachvollziehbare Prozesse, klare Zuständigkeiten und revisionssichere Ablagen die Fehlerquote senken und die Compliance stärken. Empfehlenswert ist es, allgemeine Benchmarks als Orientierung zu nutzen und zugleich in der eigenen Kanzlei mit objektiven Kennzahlen zu arbeiten. Messen Sie Basiswerte vor der Einführung, legen Sie Zielgrößen fest und vergleichen Sie sie nach einem realistischen Zeitraum. So wird der Nutzen sichtbar und intern akzeptiert, unabhängig von einzelnen Anbieteraussagen.

→ Zum GoBD-konformen Praxisleitfaden von Bitkom e.V.

DATEV oder Alternativen

Wenn die Kanzleiprozesse stark im DATEV-Umfeld verankert sind, ist DATEV DMS die naheliegende Drehscheibe. Cloud-Komponenten wie DATEV Meine Steuern und Unternehmen online schließen den Kreis bis zur digitalen Übermittlung an die Finanzverwaltung. Wenn Sie eine breitere Integration in heterogene Systemlandschaften planen, kommen DocuWare, Amagno oder AKTEFIX als zentrale DMS-Plattformen in Betracht. Für sichere Dateiablage und Transfer empfiehlt sich eine kombinierte Betrachtung mit DRACOON. Strukturierte Freigaben und fachliche Reviews lassen sich mit Filestage abbilden. Für Transaktionen und besonders sensible Vorgänge sind Datenräume wie Drooms eine passende Ergänzung. Für den schnellen Einstieg in den digitalen Posteingang können Lösungen wie Caya oder fileee den ersten messbaren Nutzen bringen.