Akzeptanz der E-Rechnung steigt, Fragezeichen beim Meldesystem

Ein Beitrag von Stephan Mittelhäuser

Trotz technischer Herausforderungen: Bei der E-Rechnung befinden sich viele Unternehmen auf einem guten Weg. Dies zeigen die Ergebnisse einer aktuellen Studie. Anders sieht es auf Behördenseite aus: Der Bundesrechnungshof kritisiert das zögerliche Vorgehen des BMF beim nationalen Meldesystem – eine zentrale Voraussetzung zur Umsetzung von EU-Vorgaben.

Die Einführung der E-Rechnung hat die Wirtschaft in den vergangenen Monaten stark beschäftigt. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Derzeit herrscht noch ein Nebeneinander von Papierrechnungen, PDF- und E-Rechnungen. Doch das wird sich ändern: Nach einer Übergangsphase wird die E-Rechnung ab 2028 für die Unternehmen Pflicht.

Die gute Nachricht: Die Akzeptanz der E-Rechnung scheint zu steigen. Das zeigt eine Umfrage des Softwareanbieters Vertex unter 1.150 Unternehmen in über 25 Ländern. Aus der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) nahmen mehr als 100 Unternehmen teil, davon 50 aus Deutschland.

I. Hohe Erwartungen

Mehr als die Hälfte der Befragten sieht klare Vorteile in der E-Rechnung, vor allem Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen. Auch eine bessere Datenqualität und höhere Wettbewerbsfähigkeit werden erwartet. Die größte Herausforderung ist die Integration der E-Rechnung in die bestehende Softwarelandschaft. Viele Unternehmen nutzen hier aktuell spezialisierte Plattformen, planen jedoch, diese Systeme künftig stärker zu integrieren.

Ein weiteres Ergebnis der Studie: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) im Zusammenhang mit der E-Rechnung nimmt zu. Die Unternehmen nutzen KI vor allem für den Kundensupport, Liquiditätsprognosen, Betrugserkennung, die automatisierte Rechnungsabstimmung und Compliance-Berichterstattung.

Mit einer durchschnittlichen KI-Nutzung von 56 Prozent sind in Europa vor allem Unternehmen aus Skandinavien besonders aktiv. In der DACH-Region liegt dieser Anteil bei 50 Prozent. In Deutschland nutzen 42 Prozent der Befragten KI im Kontext mit der E-Rechnung.

II. Bundesrechnungshof schlägt Alarm

Während sich viele Unternehmen mit den Anforderungen der E-Rechnung anscheinend allmählich arrangieren, gerät das Bundesministerium der Finanzen (BMF) offenbar ins Hintertreffen. Zumindest schlägt der Bundesrechnungshof in einem aktuellen Bericht Alarm: Beim Aufbau eines nationalen Meldesystems bestehe die Gefahr des Scheiterns. Es drohe eine „Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung zweiter Klasse“.

Hintergrund ist die EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA): Ab dem 1. Juli 2030 müssen Unternehmen in der EU grenzüberschreitende B2B-Umsätze binnen weniger Tage digital an die Finanzbehörden melden. Damit soll der Umsatzsteuerbetrug wirksamer bekämpft werden. Wie auch andere EU-Länder plant Deutschland dafür ein nationales Meldesystem, das mit Daten aus der E-Rechnung gespeist wird. Das System soll zeitgleich mit dem EU-weiten Meldesystem in Betrieb gehen und mit diesem verknüpft werden.

III. Zeit- und Projektmanagement: Fehlanzeige

Doch das bisherige Vorgehen beim nationalen Meldesystem lässt viele Fragen offen. Bis Ende 2026 will das BMF mit den Finanzbehörden der Länder für das Meldesystem ein Konzept vorlegen. Viel zu spät, kritisiert der Bundesrechnungshof. Zudem sei unklar, welche Zwischenziele Bund und Länder in den noch verbleibenden dreieinhalb Jahren bis zum Start des Systems erreichen wollen.

Das Projekt ist komplex und erfordert die enge Zusammenarbeit verschiedener Behörden auf Bundes- und Länderebene. Künftig muss das Meldesystem bis zu drei Milliarden E-Rechnungen pro Jahr verarbeiten. Umfassende IT-Anpassungen sowie Testläufe in Unternehmen und Verwaltungen seien notwendig – und dafür ein ausreichender zeitlicher Vorlauf. Der Bundesrechnungshof fordert deshalb einen verbindlichen Zeitplan, ein professionelles Projektmanagement sowie die zügige Umsetzung der erforderlichen Gesetzesänderungen.

Es ist nicht das erste Mal, dass der Bundesrechnungshof ein IT-Projekt des BMF kritisiert. Ein Beispiel: die Erneuerung des IT-Systems für das VAT Information Exchange System (VIES). Auch die Umsetzung des One-Stop-Shop (OSS) für die zentrale Umsatzsteuerabwicklung, bei dem das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) federführend ist, lief alles andere als reibungslos. Die Erfahrungen zeigen: Bei der technischen Umsetzung regulatorischer Anforderungen, die den Ansprüchen digitaler Prozesse genügt, tut sich die Behördenseite häufig schwer.

Das BMF geht beim nationalen Meldesystem weiterhin von einem fristgerechten Start zum 1. Juli 2030 aus. Das System soll mit hoher Priorität vorangetrieben und dabei die noch offenen Fragen geklärt werden, heißt es in einer Stellungnahme. Dennoch: Der Weckruf des Bundesrechnungshofs ist vermutlich kein falscher Alarm – und kommt bestimmt nicht zu früh.

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