KI und INQA-Coaching in Steuerkanzleien fördern (Teil 1)

Ein Beitrag von Dipl.-Betriebsw. (VWA) Tanja Ebbing

Im Rahmen Ihrer betriebswirtschaftlichen Beratung sind Sie gefordert, Orientierung im digitalen Wandel zu geben – für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten. Künstliche Intelligenz (KI) bietet enorme Potenziale jenseits der klassischen Buchhaltung: Automatisierung, Effizienzgewinne, neue Beratungsansätze. Doch der Einstieg fällt oft schwer, denn Datenschutz, Zeitmangel und fehlende Strategien bremsen. Genau hier setzt das INQA-Coaching an: Es schafft Struktur, befähigt zur Entwicklung passgenauer Lösungen – und macht Sie als Steuerberater zum Vorbild im digitalen Wandel. Besonders attraktiv: Die Förderung kann separat von Kanzleien und von Mandanten genutzt werden – mit einem Zuschuss von bis zu 80 %. Ein starker Impuls, um Digitalisierung konkret und nachhaltig anzugehen und sie glaubwürdig vorzuleben.

KERNAUSSAGEN

👉 Steuerberater sind nicht nur Begleiter des Wandels – sie sind Impulsgeber. Wer selbst digitale Lösungen nutzt, kann Mandanten überzeugend bei ihrer Transformation unterstützen.

👉 KI entfaltet erst dann ihr Potenzial, wenn Prozesse neu gedacht werden. Der Fall ASBO zeigt: KI ist kein Add-on, sondern Bestandteil strategischer Neuausrichtung.

👉 Förderprogramme wie INQA-Coaching schaffen Struktur und Entlastung im Wandel. Bis zu 80 % Zuschuss ermöglichen eine professionelle Umsetzung – ohne Budgethürde.

👉 Von der Steuerkanzlei bis zum Mandanten: Digitale Kompetenz ist ein Standortvorteil. Tools, Training und Coaching machen Ihre Organisation zukunftssicher – Schritt für Schritt.

👉 Wissen ist keine Datei – sondern ein systematischer Prozess. KI-gestützte Systeme helfen, Wissen zu erfassen, zu teilen und teamübergreifend zu nutzen.

👉 Der Einstieg in die Transformation beginnt mit einem fundierten Check. Mit den richtigen Tools erkennen Sie heute, was morgen Ihren Erfolg sichert.

I. Warum jetzt? – Digitalisierung in Steuerkanzleien

1. Status quo: Zwischen DATEV-Routine und analogem Alltag

Die Digitalisierung ist in vollem Gange – doch in vielen Steuerkanzleien bleibt sie auf den Bereich der Buchhaltung beschränkt. Dabei ist der digitale Wandel viel umfassender: Von der internen Organisation über die Kommunikation bis hin zum Wissensmanagement bieten sich enorme Chancen, durch Automatisierung und KI-Einsatz Prozesse effizienter zu gestalten. Gerade hier liegt ungenutztes Potenzial, das sowohl Kanzleien als auch Ihre Mandanten betrifft.

Gleichzeitig übernehmen Steuerberater eine wichtige Vorbildfunktion. Wer selbst digitale Lösungen einsetzt, ist glaubwürdig, wenn er Mandanten auf ihrem Weg zur Digitalisierung begleitet. Doch der Status quo zeigt: Viele Kanzleien arbeiten noch analog, und bislang fehlen auch wettbewerbsneutrale Daten zum Digitalisierungsgrad und KI-Einsatz in der Branche. Die Herausforderung ist groß – ebenso wie der Handlungsdruck.

Die aktuelle Bitkom-Studie 2025 stellt klar: Die digitale Transformation verläuft in vielen Unternehmen langsamer als erforderlich – trotz des enormen Veränderungsdrucks. 82 % der Befragten sehen die wirtschaftlichen Herausforderungen Deutschlands auch als Folge einer zu zögerlichen Digitalisierung. Fast zwei Drittel der Unternehmen geben an, mit der Umsetzung konkreter Digitalisierungsmaßnahmen Probleme zu haben. Viele tun sich schwer, digitale Angebote zu entwickeln oder geeignete Fachkräfte zu finden. Gleichzeitig fehlt es an Zeit, Know-how und finanziellen Ressourcen. Die Studienautoren fordern daher eine klare strategische NeuS. 216orientierung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen – was explizit auch freiberufliche Berufsgruppen wie Steuerberater einschließt –, um deren Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.

Das INQA-Coaching setzt genau hier an: Es bietet einen klar strukturierten, geförderten Prozess, um Digitalisierung nicht nur zu starten, sondern strategisch und nachhaltig umzusetzen – sowohl in der Kanzlei als auch beim Mandanten. Der besondere Vorteil: Beide Seiten können unabhängig voneinander von der Förderung profitieren. So entsteht ein doppelter Effekt: Die Kanzlei professionalisiert ihre internen Abläufe und Positionierung, während sie zugleich ihre Mandanten auf dem Weg zur digitalen Transformation gezielt begleiten kann.

2. Fehlende Studienlage und ungenutzte Potenziale

In vielen Steuerkanzleien fehlen belastbare, wettbewerbsneutrale Daten zum Digitalisierungsgrad und dem Einsatz von KI. Das erschwert nicht nur die eigene Standortbestimmung, sondern hemmt auch gezielte Weiterentwicklungen. Zugleich bleiben zahlreiche Potenziale ungenutzt – insbesondere bei Prozessen, die über die reine Buchführung hinausgehen.

Ein besonders praxisrelevantes Beispiel liegt im Bereich der Offene-Posten-Verwaltung und des Mahnwesens. Aufgrund der bei vielen Unternehmen üblichen Dauerfristverlängerung zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung entsteht häufig ein zeitlicher Verzug von bis zu sechs Wochen zwischen Zahlungseingang und Bereitstellung der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) inklusive OP-Liste. Für Mandanten verliert die Liste damit weitgehend ihren Nutzen als aktuelles Steuerungsinstrument.

PRAXISHINWEIS

Diese Herausforderung zeigt sich regelmäßig in der Beratungspraxis: Ich habe in der Vergangenheit mehrfach erlebt, dass Mandanten aufgrund fehlender Transparenz in der Offene-Posten-Verwaltung Mahnungen ohne Namen oder Adresse erhielten – weil offene Posten pauschal auf einen Debitor „diverse Kunden“ gebucht wurden. Diese mangelhafte Datenqualität hat in einem Fall sogar zu massiven Zahlungsausfällen geführt, die den Fortbestand des Unternehmens gefährdeten. Sprechen Sie daher mit Ihren Mandanten offen über diese Prozesslücke – und analysieren Sie gemeinsam, wie Schnittstellen effizienter gestaltet oder durch KI-gestützte Tools automatisierte Abgleiche ermöglicht werden können. So zeigen Sie nicht nur Problembewusstsein, sondern positionieren sich als lösungsorientierter Vorreiter mit echtem Mehrwert.

Zudem führt die Fragmentierung der Systeme häufig zu doppelten Buchführungen: Die Kanzlei verarbeitet die Daten in ihrer Software, der Mandant pflegt parallel eigene Listen. Gerade zum Jahresende entstehen so erhebliche Reibungsverluste – etwa beim Abgleich der Buchhaltungsstände.

Viele etablierte Steuerberater-Softwaresysteme vertreten primär die Interessen ihrer Zielgruppe und setzen auf Mandantenbindungsprogramme, die Flexibilität einschränken – bspw. durch starre Schnittstellen oder eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten für Mandanten. Letztere möchten jedoch zunehmend eigene Systeme integrieren und ihre Prozesse aktiv gestalten. Hier besteht dringender Handlungsbedarf.

Für Steuerberater ergibt sich daraus die Chance, sich als digitaler Lösungsanbieter zu positionieren. Wer die Bedürfnisse seiner Mandanten erkennt und individuelle, zukunftsfähige Lösungen entwickelt, etwa durch flexible Systemarchitekturen, automatisierte Datenprozesse und KI-Anwendungen, schafft echten Mehrwert. Das INQA-Coaching bietet hier eine ideale Plattform, um solche Optimierungen strukturiert, datenschutzkonform und methodisch fundiert umzusetzen.

3. Der Steuerberater als Vorbild im digitalen Wandel

Steuerberater nehmen im digitalen Wandel eine Schlüsselrolle ein – nicht nur als Fachberater, sondern auch als Orientierungsgeber für ihre Mandanten. Gerade kleine und mittlere Unternehmen erwarten heute eine klare, praxisnahe Linie: Wer Digitalisierung glaubwürdig vermitteln will, muss sie auch konsequent leben.

Dieser Anspruch betrifft nicht nur den Einsatz digitaler Tools, sondern das gesamte organisatorische Selbstverständnis einer Kanzlei: Wie transparent und effizient sind Prozesse gestaltet? Wie strukturiert ist das interne Wissensmanagement? Wie flexibel und medienbruchfrei ist die Kommunikation mit Mandanten, Behörden und Partnern? Kanzleien, die hier moderne Standards etablieren, wirken nicht nur intern stabilisierend, sondern setzen auch nach außen positive Impulse – mit positiven Folgen für die Mandantenbindung und Arbeitgeberattraktivität.

Zugleich birgt jede Inkonsistenz im digitalen Auftritt ein Risiko für die Glaubwürdigkeit. Mandanten erleben es als widersprüchlich, wenn sie Digitalisierungshinweise erhalten, während Rückfragen nur per Fax oder mit mehrtägiger Verzögerung beantwortet werden. Diese Diskrepanz untergräbt Vertrauen, mindert Effizienz und verbaut die Chance auf eine freiwillige Mandantenbindung, die auf Servicequalität und wechselseitigem Know-how-Transfer basiert.

Das INQA-Coaching bietet hier eine ideale Grundlage: Es unterstützt Kanzleien methodisch und strategisch, eigene Potenziale zu analysieren, individuelle digitale Lösungen zu entwickeln und diese auch im Team konsensfähig umzusetzen. Wer auf dieser Basis Digitalisierung nicht nur „empfiehlt“, sondern sichtbar gestaltet, wird zum echten Vorbild im digitalen Wandel.

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Dies ist Teil 1 des Beitrages aus der NWB-BB Nr. 7/2025 Seite 215 - Teil 2 folgt hier in Kürze.

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