Vorbild Digitalisierung: KI in der Kanzlei fördern (Teil 2)

Ein Beitrag von Dipl.-Betriebsw. (VWA) Tanja Ebbing

Im Rahmen Ihrer betriebswirtschaftlichen Beratung sind Sie gefordert, Orientierung im digitalen Wandel zu geben – für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten. Künstliche Intelligenz (KI) bietet enorme Potenziale jenseits der klassischen Buchhaltung: Automatisierung, Effizienzgewinne, neue Beratungsansätze. Doch der Einstieg fällt oft schwer, denn Datenschutz, Zeitmangel und fehlende Strategien bremsen. Genau hier setzt das INQA-Coaching an: Es schafft Struktur, befähigt zur Entwicklung passgenauer Lösungen – und macht Sie als Steuerberater zum Vorbild im digitalen Wandel. Besonders attraktiv: Die Förderung kann separat von Kanzleien und von Mandanten genutzt werden – mit einem Zuschuss von bis zu 80 %. Ein starker Impuls, um Digitalisierung konkret und nachhaltig anzugehen und sie glaubwürdig vorzuleben.

Dies ist Teil 2 des Beitrags, hier finden Sie Teil 1 und Teil 3 folgt in Kürze.

II. Grundlagen zur KI-Nutzung in der Steuerberatung

Übersicht 2 hilft Ihnen, KI-Anwendungen gezielt auszuwählen – je nach Mandantensituation, Datenschutzanforderung und Budget.

2. Zwischen Regulierung und Realität: AI-Act, Schatten-KI und nachhaltige Lösungsansätze

Mit dem Inkrafttreten des EU AI Acts im Jahr 2024 und der schrittweisen Umsetzung ab 2025 werden auch Steuerkanzleien mit neuen regulatorischen Anforderungen konfrontiert. Der AI-Act verfolgt das Ziel, vertrauenswürdige KI in Europa zu fördern und Risiken im Umgang mit KI-Systemen zu minimieren. Für Sie als Steuerberater bedeutet das: Wer KI-Anwendungen nutzt, muss die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen – und im Kanzleialltag berücksichtigen.

Grundsätzlich definieren die Risikostufen des AI Act die Verpflichtungen für die Nutzung von KI:

2.1 Was gilt ab wann?

Die zentralen Regelungen des AI-Act treten für Unternehmen – je nach Risikokategorie der KI-Anwendung – gestaffelt in Kraft:

• Ab Mitte 2025: Registrierungs- und Dokumentationspflicht für hochrisikobehaftete Systeme.

• Ab 2026: Erweiterte Transparenzpflichten, u. a. für generative KI (z. B. Chatbots, Texterstellung).
  
  

2.2 Welche Anforderungen gelten für Kanzleien konkret?

Auch wenn Steuerberatungskanzleien meist keine Hochrisiko-KI einsetzen, können folgende Anforderungen relevant werden:

• Kennzeichnungspflicht: Mandanten müssen erkennen können, wenn ein KI-System eingesetzt wird (z. B. bei automatisierten Schreiben).S. 218

• Dokumentationspflicht: Beschreibung, Schulungsstand und Überwachung eingesetzter KI-Systeme.

• Transparenzpflicht: Offenlegung, welche KI-Systeme für welche Zwecke genutzt werden.

• Datensicherheitsanforderungen: Besonders bei sensiblen personenbezogenen Daten sind zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.

2.3 Vorsicht: Vermeidungsverhalten und die Gefahr der Schatten-KI

Aus Sorge vor regulatorischen Sanktionen, vergleichbar mit der anfänglichen Unsicherheit rund um die DSGVO, neigen viele Kanzleien aktuell dazu, den Einsatz von KI gänzlich zu unterbinden. Teils wird die Nutzung ausdrücklich untersagt und Mitarbeitenden der Zugriff auf KI-Systeme verweigert. Diese Strategie erscheint auf den ersten Blick sicher – birgt jedoch ein unterschätztes Risiko: die sogenannte Schatten-KI.

Schatten-KI beschreibt die nicht genehmigte, oft unkontrollierte Nutzung von KI-Anwendungen durch Mitarbeitende – zumeist in Form kostenloser, frei verfügbarer Tools wie ChatGPT, Gemini oder Bing. Studien wie der aktuelle „AI Adoption Index 2024“ von Cisco zeigen: In über 40 % der Unternehmen kommen KI-Anwendungen zum Einsatz, ohne dass diese offiziell freigegeben oder dokumentiert sind. Die Folge: Intransparenz, Datenschutzrisiken und ein Kontrollverlust über sensible Informationen.

Selbst bei offiziellen Nutzungsverboten bleibt die private Nutzung von KI im Arbeitskontext hoch – insbesondere, wenn Mitarbeitende aus Effizienzgründen eigene Workflows verbessern wollen. Ohne gezielte Schulung und klare Regelungen entsteht ein gefährliches Vakuum: Wissen wird nicht strukturiert aufgebaut, Risiken werden nicht bewertet und Potenziale bleiben ungenutzt.

2.4 Strategischer Lösungsansatz: Nachhaltige Kompetenzentwicklung mit INQA-Coaching

Statt auf punktuelle Einzelmaßnahmen wie KI-Schulungen oder temporäre Rollen (z. B. AI Officer) zu setzen, empfiehlt sich ein strukturierter Kompetenzaufbau. Analog zur Entwicklung von Datenschutzbeauftragten nach der DSGVO besteht die Gefahr, dass bei Personalwechseln wertvolles Know-how verloren geht. Ein einmal geschulter AI-Officer kann das Unternehmen nur so lange unterstützen, wie er verfügbar ist – bei Kündigung oder Ausfall entsteht eine strategische Lücke.

Das INQA-Coaching verfolgt einen anderen Ansatz: Im Mittelpunkt steht die Etablierung eines organisationsweiten Wissensmanagements. KI-Kompetenzen werden dabei nicht einzelnen Schlüsselpersonen zugewiesen, sondern in interdisziplinären Teams aufgebaut und dokumentiert. Durch klare Prozesse, transparente Entscheidungsstrukturen und kontinuierliche Weiterbildung wird KI-Wissen dauerhaft im Unternehmen verankert – unabhängig von einzelnen Personen.

3. Mögliche Einsatzfelder für KI im Beratungskontext

Die zunehmende Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Steuerkanzleien arbeiten – nicht nur bei der Buchhaltung, sondern auch in der strategischen Beratung. KI ermöglicht es heute, wiederkehrende Prozesse software- und medienübergreifend zu automatisieren. Dabei entstehen sogenannte digitale Brücken: Sie verbinden unterschiedliche Anwendungen wie DATEV, Kanzleisoftware, E-Mail-Tools oder Cloud-Plattformen miteinander und ermöglichen so durchgängige, effiziente Workflows.

3.1 Workflow-Automatisierung

Ein zentrales Anwendungsfeld ist die Workflow-Automatisierung, also das Zusammenspiel verschiedener Tools und Datenströme auf Basis KI-gestützter Prozesse. Übersicht 5 stellt erprobte Softwarelösungen vor, die in Steuerkanzleien zur Anwendung kommen können. Diese Tools bieten großes Potenzial für die Prozessoptimierung in Kanzleien, bspw. beim Mahnwesen, bei der Belegverarbeitung oder bei der automatisierten Mandantenkommunikation.

3.2 Praxisbeispiele für den KI-Einsatz in der Steuerberatung

Die folgenden Anwendungsszenarien zeigen, wie KI-basierte Agenten Steuerkanzleien im Alltag konkret unterstützen können – von der internen Effizienzsteigerung bis zur Mandantenkommunikation:

• Digitaler Wissensassistent: Unterstützung bei häufigen Rückfragen von Mitarbeitenden – etwa zur Bedienung von Kanzleisoftware, zu Buchungssätzen oder zur Auslegung von Kontenrahmen. Die KI greift auf einen strukturierten Wissensschatz zu und liefert direkte Handlungsempfehlungen.

• Protokollagent: Erfasst automatisch Gespräche, erstellt strukturierte Protokolle und leitet daraus Aufgaben mit Erinnerungsfunktion ab – ideal für Besprechungen mit Mandanten oder Team-Meetings.

• Presse- und PR-Agent: Verarbeitet relevante Inhalte (z. B. Marktanalysen, Mandantenerfolge), erstellt daraus Presseberichte im passenden Format und versendet diese automatisiert an definierte Verteiler – inklusive Monitoring-Erinnerung.S. 220

• Content-Agent für Kanzleimarketing: Erstellt Blogbeiträge, Newsletter oder Social-Media-Posts auf Basis von Stichpunkten, koordiniert Genehmigungsprozesse und veröffentlicht die Inhalte zeitgesteuert – für eine konsistente Online-Präsenz.

Diese praxisnahen Agentenlösungen lassen sich individuell gestalten und flexibel an die Prozesse Ihrer Kanzlei anpassen. Sie bilden eine ideale Ausgangsbasis für vertiefte Digitalisierungsvorhaben im Rahmen des INQA-Coachings.

4. Risiken, Missverständnisse und Grenzen von KI

Trotz aller Potenziale der KI ist ein kritischer und differenzierter Umgang unerlässlich – gerade in sensiblen Bereichen wie der Steuerberatung. Nicht jede Lösung ist datenschutzkonform, nicht jedes Tool ist fehlerfrei, und nicht jede Automatisierung führt automatisch zu mehr Effizienz.

Typische Risiken und Missverständnisse:

• Unkontrollierter Einsatz durch Schatten-KI: Wird KI unreguliert oder ohne zentrale Strategie in der Kanzlei eingesetzt, etwa durch Mitarbeitende, die externe Tools nutzen, entstehen Sicherheits- und Datenschutzrisiken.

• Fehlendes Verständnis der Funktionsweise: Ohne grundlegendes KI-Verständnis fehlt oft die Fähigkeit, Ergebnisse kritisch zu hinterfragen. Dies kann zu Fehlinterpretationen und unreflektiertem Vertrauen in generierte Inhalte führen.

• Datenschutzprobleme bei unsicheren Tools: Viele KI-Anbieter verarbeiten Daten außerhalb der EU oder behalten sich eine Nutzung der Eingaben zu Trainingszwecken vor – was bei sensiblen Mandantendaten untragbar ist.

• Überforderung im Tagesgeschäft: Der Wunsch nach Digitalisierung scheitert häufig an fehlenden personellen Ressourcen, mangelnder Zeit oder Unsicherheit, wo mit KI konkret angesetzt werden kann.

Technische und ethische Grenzen:

• KI-Systeme sind nur so gut wie ihre Datenbasis – fehlerhafte, veraltete oder unvollständige Informationen führen zu falschen Ergebnissen.

• Generative KI kann sehr überzeugende, aber faktisch falsche Inhalte liefern (sogenannte halluzinierte Fakten).

• KI ist kein Ersatz für menschliche Beratungskompetenz – insbesondere bei komplexen, individuellen Fragestellungen.

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Dies ist Teil 2 des Beitrages aus der NWB-BB Nr. 7/2025  Seite 215 - Hier finden Sie Teil 1 und Teil 3 folgt hier in Kürze.

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