KI und INQA-Coaching in Steuerkanzleien fördern (Teil 3)

Ein Beitrag von Dipl.-Betriebsw. (VWA) Tanja Ebbing

Im Rahmen Ihrer betriebswirtschaftlichen Beratung sind Sie gefordert, Orientierung im digitalen Wandel zu geben – für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten. Künstliche Intelligenz (KI) bietet enorme Potenziale jenseits der klassischen Buchhaltung: Automatisierung, Effizienzgewinne, neue Beratungsansätze. Doch der Einstieg fällt oft schwer, denn Datenschutz, Zeitmangel und fehlende Strategien bremsen. Genau hier setzt das INQA-Coaching an: Es schafft Struktur, befähigt zur Entwicklung passgenauer Lösungen – und macht Sie als Steuerberater zum Vorbild im digitalen Wandel. Besonders attraktiv: Die Förderung kann separat von Kanzleien und von Mandanten genutzt werden – mit einem Zuschuss von bis zu 80 %. Ein starker Impuls, um Digitalisierung konkret und nachhaltig anzugehen und sie glaubwürdig vorzuleben.

Dies ist Teil 3 des Beitrags, hier finden Sie Teil 1 und Teil 2.

III. Das INQA-Coaching in der Praxis: Struktur, Ablauf und Beispiel ASBO GmbH

1. Förderkonditionen und Zugang für Kanzleien und Mandanten

Ein wesentliches Merkmal des INQA-Coachings ist die niederschwellige Förderstruktur, die gezielt KMU – einschließlich Steuerberatungskanzleien – adressiert. Die Förderung kann sowohl von Kanzleien selbst als auch von ihren Mandanten separat in Anspruch genommen werden.

Übersicht 6: Förderkonditionen im Überblick
Kriterium	INQA-Coaching
Zielgruppe	KMU bis 249 Mitarbeitende (EU-Definition), Freiberufler, gemeinnützige Vereine; nicht förderfähig: Unternehmens-, Wirtschaftsberater und Coaches, die in Personal und Organisationsentwicklung tätig sind
Förderquote	Bis zu 80 % auf max. 12 Beratertage à 1.200 € netto
Maximaler Zuschuss	11.520 €
Eigenanteil	2.880 €
Laufzeit	Max. 7 Monate
Durchführungsform	Vor Ort oder digital
Antragstellung	Über autorisierte Erstberatungsstellen (IBS)
Besondere Voraussetzungen	Unternehmenssitz in Deutschland, Unternehmensbestand mind. 2 Jahre, mind. 1 sozialversicherungspflichtige Vollzeitkraft, autorisierter Coach, keine Doppelförderung

Die Antragstellung erfolgt nicht direkt durch das Unternehmen, sondern wird über eine autorisierte Erstberatungsstelle (IBS) organisiert. Diese übernimmt die formale Prüfung der Förderfähigkeit, unterstützt beim Prozess und begleitet bei Bedarf auch die Auswahl geeigneter Coaches.

Die Erstberatungsstellen (IBS) sind bundesweit verteilt und arbeiten teilweise sehr unterschiedlich. Während einige IBS den gesamten Prozess begleiten – von der Prüfung der Förderfähigkeit bis hin zur Unterstützung beim Verwendungsnachweis und Hochladen der Unterlagen im Förderportal –, agieren andere eher formalistisch und wenig unterstützend. In der Praxis kann das zu Reibungsverlusten führen.

PRAXISHINWEIS

Sollten Sie bereits einen passenden INQA-Coach identifiziert haben, ist es sinnvoll, diesen frühzeitig direkt zu kontaktieren. Für weitere Informationen, Tipps zur Antragstellung sowie praxiser probte Hinweise zur Auswahl von IBS und Coaches vgl. Ebbing, INQA-Coaching: Zuschüsse für passgenaue Lösungen der neuen Arbeitswelt.

Vorsicht: Steuerberater können das INQA-Coaching entweder als förderfähige Kanzlei selbst in Anspruch nehmen oder sich, sofern das Programm erneut geöffnet wird, als Coach autorisieren lassen. Eine parallele Doppelfunktion ist jedoch nicht zulässig. Wer als Coach auftritt, kann nicht zugleich die Förderung erhalten – und umgekehrt.

2. Abgrenzung zu klassischen Beratungsformaten

Im Unterschied zu klassischen Beratungsformaten verfolgt das INQA-Coaching einen ausdrücklich beteiligungsorientierten und prozessualen Ansatz. Ziel ist es nicht, vorgefertigte Lösungen durch externe Berater zu implementieren, sondern gemeinsam mit dem Unternehmen tragfähige, zukunftssichere Strukturen zu entwickeln. Besonders im Vergleich zu herkömmlicher Strategieberatung oder technikzentrierter Digitalberatung ergeben sich drei zentrale Unterschiede:

Beteiligung statt Beratung von außen: Mitarbeitende sind im INQA-Coaching aktiv eingebunden – z. B. durch Interviews, Workshops oder Lab-Phasen. Dadurch steigt die Akzeptanz und Veränderung wird von innen heraus gestaltet.
Lernen im Prozess statt Einzellösungen: Das Coaching fördert methodische und digitale Kompetenzen im gesamten Team. Es wird nicht „beraten“, sondern begleitet – mit dem Ziel, dass die Organisation selbst zu wirksamem Wandel befähigt wird.
Strukturierter Förderrahmen statt freier Beratung: Durch die Anbindung an das Förderprogramm gelten verbindliche Standards, z. B. zu Dokumentation, Qualitätssicherung und Rollenverteilung. Das sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und klare Erwartungen auf beiden Seiten.

Praxisvorteil: Ein zentrales Ziel des INQA-Coachings ist die Vermittlung von Methodenkompetenz – also der Fähigkeit, Veränderungsprozesse strukturiert, lösungsorientiert und teamgestützt zu gestalten. Diese Kompetenz wird nicht nur im Coaching-Projekt selbst erlernt, sondern nachhaltig im Unternehmen oder der Kanzlei verankert.

Insbesondere Steuerberater profitieren davon, dass sich die Coaching-Methode nahtlos in ihre vorhandenen Strukturen einfügt. Statt zusätzlicher Belastung entsteht durch die aktive Einbindung der Mitarbeitenden ein hohes Maß an Eigenverantwortung – ein wesentlicher Hebel für nachhaltigen Erfolg. Klassische Beratungen enden häufig mit einem Abschlussbericht – das INQA-Coaching hinterlässt ein gestärktes Team, das Veränderung selbst gestalten kann.

3. Praxisfall ASBO GmbH

Größere Investitionen wie der geplante Neubau der ASBO Alois Bolch GmbH bringen oft auch strategische Zukunftsfragen auf die Agenda. So war es auch bei diesem mittelständischen Büroeinrichter aus Neckarsulm, der in zweiter Generation geführt wird. Zunächst lag der Fokus auf Finanzierungsthemen. Der entscheidende Impuls kam jedoch von der langjährigen Steuerberaterin, die das Unternehmen auf die Fördermittelexpertin und KI-Anwendungsberaterin Tanja Ebbing und dessen strategisches Potenzial aufmerksam machte.

3.1 Ausgangslage

Neben der strategischen Neuausrichtung sah sich das Unternehmen auch mit ganz praktischen Herausforderungen konfrontiert: begrenzte personelle Ressourcen, steigender Koordinationsaufwand im Projektalltag sowie Unsicherheiten im Umgang mit neuen digitalen Tools. Der Spagat zwischen operativem Tagesgeschäft und notwendiger Transformationsarbeit erforderte ein hohes Maß an Struktur, Empathie und Fokussierung.

Die ASBO GmbH plante nicht nur baulich, sondern auch organisatorisch den Schritt in eine neue Zukunft – mit Blick auf die Unternehmensnachfolge, veränderte Kundenanforderungen und den Anspruch, Vorbild in Sachen neue Arbeitswelt zu werden. Im Rahmen eines Fördermittelchecks mit Coach Tanja Ebbing zeigte sich schnell: Nicht nur Zuschüsse, sondern insbesondere Digitalisierung, KI und interne Strukturen wurden zu Schlüsselthemen.

3.2 Warum INQA-Coaching?

Anstatt punktueller Weiterbildung entschied sich das Unternehmen für einen prozessorientierten, ganzheitlichen Coachingansatz, gefördert mit bis zu 80 %. Die Verbindung aus externer Perspektive, methodischer Expertise und Fachwissen im Bereich KI war ausschlaggebend. Es ging um mehr als Tools – es ging um Haltung, Struktur und Transformation.

3.3 Umsetzung und Maßnahmen

Einführung digitaler Tools (MS Teams, Office 365).
KI-gestützte Tourenplanung mit ChatGPT-Agent.
Strukturierung der Teamkommunikation (z. B. Protokollagent, digitale Notizen).
Aufbau eines Wissensmanagements mit gemeinsam gepflegten Inhalten, Prompts und Dokumentationen.
Planung der Cloud-Migration, inkl. Berücksichtigung von Datenschutz und IT-Sicherheit.

3.4 Verankerung und Wirkung

In einer Evaluationssitzung wurde die Fortführung des Innovationsprozesses systematisch angelegt: Zuständigkeiten, Reflexionsformate und Erfolgskriterien wurden festgelegt mit dem Ziel, das Coaching in einen dauerhaften Lernprozess zu überführen.

PRAXISHINWEIS

Der Fall ASBO zeigt exemplarisch, wie eng Steuerberatung, strategische Entwicklung und Digitalisierung verzahnt sein können. Auch in Kanzleien kann ein vergleichbarer Impuls – etwa durch ein Coaching – genutzt werden, um eigene Strukturen zu reflektieren, Mandantenbeziehungen zu stärken und KI einzuführen. Empfehlenswert ist, regelmäßig zu prüfen, welche Zukunftsthemen (z. B. neue Arbeitsmodelle, Wissenstransfer, Digitalisierung) Mandanten umtreiben und wie sich daraus Beratungsanlässe ergeben.

3.5 Fazit

Das INQA-Coaching war für die ASBO GmbH nicht nur ein methodischer Rahmen, sondern ein strategischer Hebel für nachhaltige Veränderung – gefördert, praxisnah und mit messbarem Mehrwert. Die Impulse reichen weit über das Projekt hinaus hin zu einer verankerten Innovationskultur im Unternehmen.

DOWNLOAD-TIPP: Alle detaillierten Informationen, weiterführende Inhalte sowie eine Audioversion zum Praxisfall ASBO GmbH finden Sie unter https://go.nwb.de/a5xda.

4. Ableitung von Potenzialen jenseits der Buchhaltung

Der Praxisfall der ASBO GmbH zeigt eindrucksvoll, dass Digitalisierung weit über technische Lösungen in der Buchhaltung hinausgehen kann. Gerade in den Bereichen Organisation, Kommunikation und Wissenstransfer liegen enorme Effizienz- und Innovationspotenziale – insbesondere dann, wenn diese systematisch und partizipativ erschlossen werden.

4.1 Interne Organisation neu gedacht

Durch das INQA-Coaching konnte bei ASBO eine neue Struktur für interne Meetings und Entscheidungsprozesse etabliert werden. Rollen und Verantwortlichkeiten wurden klarer definiert, was zu schnelleren Abläufen und weniger Abstimmungsbedarf führte. Diese strukturelle Klarheit bildet die Grundlage für den gezielten Einsatz digitaler Tools – insbesondere solcher, die auf KI-gestützte Assistenzsysteme setzen.

4.2 Kommunikation als Erfolgsfaktor

Unterschiedliche Kommunikationskanäle, redundante Informationsweitergabe und fehlende Transparenz waren typische Schwächen in der Ausgangslage. Im Coaching wurde ein Protokollagent eingeführt, der nicht nur die Nachverfolgung von Aufgaben erleichtert, sondern auch für eine bessere Informationsverteilung sorgt. Besonders wertvoll ist seine Funktion im Kundenkontakt: Kundenbedarfe werden frühzeitig und präzise erfasst, sodass Projektanforderungen klar dokumentiert sind. Durch die cloudbasierte Zusammenarbeit über MS Teams entsteht ein interaktiver Austausch, bei dem Kunden direkt Feedback geben, Wünsche äußern oder Unterlagen bereitstellen können. Das vermeidet Missverständnisse, vereinfacht die Planungsprozesse und steigert letztlich die Kundenzufriedenheit.

4.3 Wissensmanagement mit KI

Besonders zukunftsweisend war die Entwicklung eines internen digitalen Wissenssystems, das mithilfe KI Inhalte strukturiert aufbereitet und über intelligente Suchfunktionen abrufbar macht. Dieses System ersetzt keine Menschen, sondern stärkt die Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit – insbesondere bei der Einarbeitung neuer Kollegen oder bei wiederkehrenden Anfragen.

DOWNLOAD-TIPP: Für eine praxisnahe Selbstbewertung potenzieller KI-Anwendungen in Ihrer Kanzlei steht Ihnen unter folgendem Link eine kostenfreie Checkliste (nach Eingabe der persönlichen Daten) zur Verfügung: https://go.nwb.de/bhfxr.

FAZIT

Die Potenziale von KI und Digitalisierung liegen nicht nur in technischen Anwendungen, sondern insbesondere in der Neugestaltung von Arbeitsmodellen, Verantwortungsstrukturen und Lernprozessen. Das INQA-Coaching bietet hierfür einen idealen Rahmen, um Veränderungen nicht nur zu planen, sondern nachhaltig und teamorientiert umzusetzen. Damit der Einstieg gelingt, braucht es neben einer klaren Zielsetzung vor allem eine strukturierte Vorgehensweise. Die folgenden Schritte bieten Orientierung für Kanzleien und Berater:

👉 1. Digitalen Reifegrad analysieren

Der erste Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation ist eine Standortbestimmung. Nutzen Sie das kostenfreie Tool zur Digitalisierungsanalyse, um fundiert den aktuellen Stand Ihres Unternehmens zu bewerten.

👉 2. KI-Kompetenz im Unternehmen und bei Beteiligten differenziert analysieren

Starten Sie mit der Gesamtbewertung der KI-Kompetenz in Ihrer Kanzlei. Das kostenfreie Tool hilft, Reifegrad und organisatorisches Potenzial strukturiert einzuschätzen.

Ergänzend dazu analysieren Sie gezielt die individuellen Fähigkeiten im Team und bei Führungskräften – etwa zu technologischem Verständnis, Anwendungskompetenz und Lernbereitschaft.

👉 3. Förderstrategie gezielt planen

Gerade im Beratungsumfeld oder bei größeren Investitionsentscheidungen ist ein frühzeitiger Fördermittelcheck essenziell – um strategisch und nicht nur taktisch zu handeln. Der Fördermittelcheck hilft, Zuschüsse strategisch zu nutzen und Investitionen sinnvoll zu strukturieren.

👉 4. Umsetzung durch professionelles Coaching begleiten

Programme wie INQA-Coaching helfen dabei, Veränderung im Unternehmen nicht nur anzustoßen, sondern durch strukturierte Prozessbegleitung und Mitarbeitereinbindung auch nachhaltig zu verankern – gefördert mit bis zu 80 % auf zwölf Beratungstage.

DOWNLOAD-TIPP: Alle genannten Tools sowie weitere zahlreiche Infos finden Sie unter https://go.nwb.de/2yzy1.

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Dies ist Teil 3 des Beitrages aus der NWB-BB Nr. 7/2025 Seite 215 - Hier finden Sie Teil 1 und Teil 2.

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