E-Rechnung Tools mit DSGVO Konformität

Herausforderung 

Die Einführung der verpflichtenden E-​Rechnung ist nicht nur ein Digitalisierungsschritt, sondern eine komplexe regulatorische Aufgabe. Seit dem 01.01.2025 gilt: Nur Rechnungen, die den Vorgaben der CEN-​Norm EN 16931 entsprechen, sind als E-​Rechnungen anerkannt. Diese Norm definiert ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenmodell und verlangt die Einhaltung sowohl der technischen Syntax (z. B. UBL oder CII) als auch der Semantik. Damit wird sichergestellt, dass Rechnungen nicht nur formal korrekt, sondern auch inhaltlich konsistent sind und vollständig automatisiert verarbeitet werden können.

Das BMF-​Schreiben vom 15.10.2025 legt den Schwerpunkt noch stärker auf die technische Validierung von E-​Rechnungen. Neben der klassischen Prüfung der Pflichtangaben (§§ 14, 14a UStG) fordert das BMF explizit die Überprüfung von Semantik und Syntax. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen nicht nur formal korrekt sind, sondern auch den Geschäftsregeln und logischen Abhängigkeiten entsprechen. Das Schreiben unterscheidet drei Fehlerarten: 

• Formatfehler: Liegen vor, wenn eine E-​Rechnung nicht den zulässigen Syntaxen oder technischen Vorgaben entspricht. 
• Geschäftsregelfehler: Technische Vorschriften bzw. Vorgaben zu logischen Abhängigkeiten von Informationen (= semantische Vorgaben) sind nicht eingehalten.
• Inhaltsfehler: „Klassische“ Fehler in Form von inkorrekten oder fehlenden Rechnungspflichtangaben. 

Lösung

Mit dem KMLZ E-Invoicing Validator bieten wir eine vollautomatisierte und zuverlässige Prüfung von E-Rechnungen an, und das ohne großen Implementierungsaufwand. 

• Einfache Integration: Der E-​Invoicing Validator wird nahtlos in den bestehenden Eingangsrechnungsprozess eingebunden und arbeitet im Hintergrund, so dass größere Prozessänderungen nicht erforderlich sind.  
• Transparente Fehleranalyse: Bei fehlerhaften Dateien erhalten Sie eine präzise, verständlich strukturierte Darstellung aller Probleme damit Ihre Lieferanten gezielt die richtigen Stellen im E-​Rechnungserstellungsprozess korrigieren können. 
• Revisionssichere Ergebnisse: Alle durchgeführten Analysen und Validierungsergebnisse werden revisionssicher dokumentiert und sind jederzeit vorlegbar. Dies ist ein wesentlicher Baustein für Compliance, interne Kontrollen und den Nachweis der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“. 
• Datenschutz: „Die im E-​Invoicing Validator analysierten E-​Rechnungsdateien werden ausschließlich für die automatisierte Validierung genutzt und anschließend automatisch gelöscht.

Der Agenda InvoiceHub Smart ist ein einfaches Tool, mit dem kleine Betriebe, Selbstständige und Freiberufler ihren Rechnungseingangsprozess digitalisieren können – super einfach, GoBD-konform und rechtssicher im Hinblick auf die seit 1.1.2025 geltende Annahmepflicht für E-Rechnungen. Die Anwendung ist cloudbasiert, eine feste Programm-Installation ist damit nicht notwendig. Agenda garantiert höchste Datensicherheit.

Dank Schnittstellen kompatibel mit DATEV und Agenda

Der Agenda InvoiceHub Smart ist ideal für alle Betriebe und Selbstständigen, die ihre Buchhaltung an den Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ausgelagert haben. Steuerkanzleien und selbstständige Buchhalter, die mit DATEV oder Agenda arbeiten, empfehlen ihren Mandanten gerne den Agenda InvoiceHub.

Ein Tool, das Belege und Rechnungen effizient verarbeitet, den Prüfprozess automatisiert und individuell anpassbar ist. Ziel ist eine zeitsparende und transparente Rechnungsverarbeitung sowie eine nahtlose Integration in Buchhaltung und Zahlungssysteme. hmd.workflow – Ihr Schlüssel zu effizienten, modernen Arbeitsabläufen.

Optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse mit intelligenter Workflow-Software

Effizient. Transparent. Zukunftssicher.
Mit dem hmd.workflow erhalten Sie ein innovatives Werkzeug, das Ihre Rechnungsverarbeitung und Belegprüfung digitalisiert und automatisiert – perfekt abgestimmt auf die Anforderungen moderner Unternehmen.

hmd.workflow ist eine intelligente Lösung zur strukturierten und schnellen Bearbeitung eingehender Belege und Rechnungen. Die Software liest Dokumente automatisiert aus und leitet sie direkt in individuell definierte Prüf- und Freigabeprozesse weiter. Dabei lässt sich der gesamte Workflow flexibel an Ihre internen Abläufe anpassen – für maximale Effizienz und Übersichtlichkeit.

Die einfache Bedienung ermöglicht einen schnellen Einstieg für alle Mitarbeitenden und sorgt für klare Verantwortlichkeiten, reibungslose Abläufe und eine transparente Dokumentation – ganz im Einklang mit rechtlichen Vorgaben und digitalen Anforderungen.

Bereit für die E-Rechnungspflicht

Ab 2025 wird das digitale Einreichen von Rechnungen verpflichtend. hmd.workflow unterstützt alle gängigen E-Rechnungsformate – von XRechnung bis ZUGFeRD – und sichert damit die gesetzeskonforme Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.

Warum sich Unternehmen für hmd.workflow entscheiden

• Effiziente Automatisierung: Wiederkehrende Tätigkeiten werden automatisiert, wodurch Ressourcen geschont und Abläufe beschleunigt werden.
• Volle Transparenz: Verfolgen Sie den Status aller Rechnungen in Echtzeit – von der Erfassung bis zur Freigabe.
• Anpassbar an Ihre Prozesse: Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb passt sich der Workflow flexibel an Ihre Strukturen an.
• Einfache Integration: Ob Buchhaltung, Controlling oder Einkauf – die Software fügt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein und fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
  
  

Leistungsmerkmale im Überblick

• Automatisierte Workflows: Weniger manuelle Eingriffe, weniger Fehler.
• Zentrales Aufgabenmanagement: Aufgaben zuweisen, Fristen im Blick behalten, Prozesse steuern.
• Benachrichtigungssystem: Automatische Erinnerungen halten Ihr Team auf dem Laufenden.
• Analyse & Reporting: Datenbasiert Entscheidungen treffen – mit übersichtlichen Auswertungen.
• Mobil nutzbar: Mit dem hmd.onlineworkflow auch von unterwegs effizient arbeiten.
  
  

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Mehr Zeit fürs Wesentliche: Reduzieren Sie Verwaltungsaufwand und beschleunigen Sie Ihre Prozesse.
• Senkung von Kosten: Weniger Fehler, weniger Aufwand – das spart bares Geld.
• Zukunftssicherheit: Setzen Sie schon heute auf ein System, das kommende gesetzliche Anforderungen erfüllt.
  
  

Starten Sie jetzt – mit hmd.workflow

Entdecken Sie, wie hmd.workflow Ihre Arbeitsweise transformieren kann. Unsere Expert:innen beraten Sie gern persönlich und zeigen, wie Sie mit intelligenter Software den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten.

Das Tool ermöglicht es Nutzern, schnell und rechtssicher Rechnungen online zu erstellen und direkt an Kunden zu versenden. easybill richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen sowie Selbstständige, die ihre Buchhaltungsprozesse optimieren und automatisieren möchten. Die Software unterstützt verschiedene Branchen und bietet Funktionen zur Erstellung individueller Rechnungsvorlagen und zur Verwaltung von Kundenstammdaten.

Was kann easybill?

easybill ermöglicht die automatisierte Erstellung und Verwaltung von steuerlich korrekten Rechnungen, Angeboten und Auftragsbestätigungen. Die Software unterstützt Nutzer durch Funktionen wie den Layouteditor zur Individualisierung von Dokumenten, automatisierte Rechnungsstellung und DATEV-Export. Steuerfachleute profitieren von der einfachen Datenübertragung an Steuerberater und der sicheren Speicherung auf deutschen Servern. easybill erleichtert den digitalen Belegaustausch und spart Zeit sowie Kosten durch die Reduzierung von Papieraufwand und Übertragungsfehlern.

WISO MeinBüro ist eine cloudbasierte Softwarelösung für digitales Auftragswesen inkl. vorbereitender Buchhaltung. Es richtet sich an Kanzleien, Selbstständige und Unternehmen, die ihre Büroprozesse digitalisieren und optimieren möchten.

Was kann WISO MeinBüro?

WISO MeinBüro ermöglicht das rechtssichere Erstellen und Versenden von Angeboten, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen mit wenigen Klicks - wahlweise im Browser oder per mobiler App (iOS & Android). Pflichtangaben werden dabei automatisch ergänzt. Dank integriertem Kundenportal können Ihre Kunden versendete Angebote online einsehen und annehmen sowie Rechnungen direkt bezahlen.

Mit dem angebundenem Online-Banking haben Sie stets einen aktuellen Überblick über ein- und ausgehende Zahlungen sowie offene Posten. Der automatische Zahlungsabgleich und das automatische Mahnwesen ersparen Ihnen manuellen Aufwand. Geschäftsvorfälle verbucht die Software ebenso automatisch im Hintergrund für Sie, entweder nach DATEV SKR 03 oder 04. Belege wie z. B. Kassenbons digitalisieren und ergänzen sie mit der App.

Darüber hinaus verfügt WISO MeinBüro über Schnittstellen zu DATEV und ELSTER.