In Zeiten des digitalen Wandels integrieren immer mehr Kanzleien ein Mandantenportal, um einerseits den vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden und andererseits prozessoptimiert mit ihren Mandanten zusammenzuarbeiten. Der folgende Artikel beleuchtet zunächst die wichtigsten Funktionen und Vorteile eines modernen Mandantenportals. Daran anknüpfend wird anhand der Lösung von Steuerboard Labs vorgestellt, welche Eigenschaften künftig zukunftsweisend sein werden.
Steuerberaterinnen und Steuerberater sehen sich mit wachsenden Anforderungen konfrontiert. Neben gesetzlichen Regularien, dem Umgang mit sensiblen Daten und Fachkräftemangel verändern sich auch die Mandantschaft und deren Ansprüche an Interaktion. Im Zuge der Digitalisierung fordern Mandanten Flexibilität, kurze Kommunikationswege und schnellen Informationsaustausch.
Mandantenportale versprechen Lösungswege, um den komplexen Ansprüchen gerecht zu werden und prozessoptimiert zusammenzuarbeiten. Die Auswahl an Marktanbietern ist vielfältig. In Ihren Grundfunktionen ähneln sich die verschiedenen Tools, doch nicht jedes ist für die Zukunft gerüstet. Heute bedarf es weit mehr als einem Chatfenster und Data Sharing Möglichkeiten. Gegenwärtige und zukünftige Anforderungen setzen neue Maßstäbe bei Portallösungen.
Was ist ein Mandantenportal?
Mandantenportale fungieren als digitale Anlaufstelle, über die Steuerkanzleien mit ihren Mandanten verbunden sind. Auf einer zentralen Plattform finden sowohl die Kommunikation als auch der Datenaustausch statt. Dokumente, Nachrichten und Aufgaben werden an einem Ort gesammelt und übersichtlich organisiert. Statt verschiedener Kommunikationswege wie E-Mail oder Papierpost schaffen Kanzleien mit einem Mandantenportal nicht nur einen transparenten Kanal, sondern gewährleisten auch einen schnellen sowie sicheren Transfer sensibler Daten.
Welche Funktionen sind typisch für ein Mandantenportal?
Ein Mandantenportal bringt Steuerkanzleien organisatorische und strategische Vorteile. Alltägliche Abläufe laufen effizienter, der Austausch mit Mandanten transparenter. Das Portal fungiert als zentrale Schnittstelle für Kommunikation, Datenaustausch und Datenablage.
Die wichtigsten Funktionen:
Belegaustausch: Mandanten können Belege für die Buchhaltung, Unterlagen für die Steuererklärungen sowie weitere relevante Informationen direkt über das Portal übermitteln. Die Kanzlei entscheidet über das jeweilige Format, um die interne Verarbeitung zu erleichtern.
Kommunikation: Die Kommunikation findet zentral über das Portal statt. Anfragen, Terminvorschläge und Kanzleinachrichten lassen sich schnell und strukturiert austauschen. Die gesamte Interaktion wird transparent protokolliert und dokumentiert. Kanzlei und Mandanten kommunizieren über einen Chat oder direkt an einem Dokument.
Dokumentenmanagement: Unterlagen werden gespeichert, kategorisiert und verarbeitet. Manuelle Eingaben und die physische Archivierung von Papierunterlagen entfallen. Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und weitere zentrale Informationen werden digital bereitgestellt.
Verfügbarkeit: Dokumente und Informationen sind orts- und zeitunabhängig abrufbar. Mandanten können Unterlagen jederzeit einsehen, Dateien hochladen und Nachrichten an die Kanzlei senden.
Sicherheit: Verschlüsselungstechnologien, Authentifizierungsverfahren und regelmäßige Sicherheitsupdates schützen sensible Daten und minimieren das Risiko von Datenlecks. Eine klare Rechteverwaltung bietet zusätzlichen Schutz.
Modularität: Die Funktionen bauen aufeinander auf und lassen sich sukzessive erweitern.
Integration: Schnittstellen zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen ermöglichen einen nahtlosen Datenaustausch.
Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben und Routineprozesse laufen automatisiert.
Ein modernes Mandantenportal bietet über die klassischen Grundfunktionen für Kommunikationsaustausch und Datasharing hinaus Integrationsmöglichkeiten und Automatisierungstechniken an. Interne Ressourcen werden tiefgreifender entlastet, indem Anfragen nicht mehr manuell, sondern automatisiert über das Portal erfolgen.
Mit einer integrierten digitalen Signatur treiben Kanzleien nicht nur die Digitalisierung voran, sondern beschleunigen Austauschprozesse um ein Vielfaches. Dokumente werden nicht mehr per Mail oder Post herausgegeben, sondern lassen sich rechtskonform und bequem online unterschreiben.
Innerhalb eines Portals können Angestellte Aufgaben mit Fristen erstellen, beispielsweise für fehlende Belege. Die Mandanten werden automatisch benachrichtigt und erhalten im Falle offener Posten eine erneute Erinnerung. Über Schnittstellen übermittelt die Kanzlei anschließend die nachgereichten Unterlagen direkt in die passenden DATEV Programme.
Welche Vorteile bietet ein Mandantenportal?
Der Einsatz eines Mandantenportals eröffnet Steuerkanzleien sowohl operative als auch strategische Mehrwerte. Arbeitsprozesse lassen sich im Kanzleialltag nicht nur effizienter, sondern zugleich transparenter und konsistenter organisieren. Anstatt die Kommunikation über verschiedene Kanäle zu steuern, werden Anfragen, Belege und Rückmeldungen in einer zentralen Umgebung gebündelt und damit systematisch nachvollziehbar.
Zu den zentralen Vorteilen gehören:
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Effizienzgewinne: reduzierte Bearbeitungszeit, da Unterlagen strukturiert bereitgestellt, verarbeitet und automatisch archiviert werden
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Mandantenbindung: erhöhte Servicequalität durch schnellere Kommunikation, transparente Abläufe und flexiblem Zugriff auf Daten
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Zentralisierung der Daten: mandatsbezogene Informationen werden gebündelt dokumentiert
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Datensicherheit: verschlüsselte Übertragung, Authentifizierung und Rechtekonzepte bieten höchste Sicherheitsstandards
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Ressourcenentlastung: wiederkehrende Standardprozesse können automatisiert werden
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Wettbewerbsfähigkeit: Kanzlei positioniert sich als moderner Dienstleister für Mandatsgewinnung
Ein Portallösung ermöglicht eine intensivere Zusammenarbeit, was die Bindung stärkt und das Mandatsverhältnis langfristig festigt. Gerade für digital affine Mandanten kann eine digitale Lösung ein Qualitätsmerkmal sein und die Kanzlei als modernen Dienstleister positionieren.
Für Kanzleien und Mandanten ergeben sich bei der Nutzung nahezu kongruente Vorteile. Beide profitieren von schnellen, einfachen und durchgängig digitalen Abläufen. Durch die Digitalisierung ihrer Belege sparen die Mandanten den Weg zur Kanzlei oder einen postalischen Versand. Die Steuerberatung hingegen profitiert von der direkten Zuarbeit der Mandaten. Zeitaufwendige manuelle Zwischenschritte wie das Scannen, Hochladen oder die Nachbearbeitung entfallen. Die Bearbeitungszeit wird minimiert, da Dokumente strukturiert übermittelt und automatisch digital archiviert werden. Die Kanzlei kann Auswertungen schneller bereitstellen.
Ein Mandantenportal für Steuerberater schafft für beide Seiten Übersicht und Nachvollziehbarkeit. Nachrichten, Dokumente, Beleganforderungen oder Rückmeldungen erscheinen zentral und strukturiert im Dashboard. Die Mandanten haben einen unkomplizierten Zugang zu steuerlichen Unterlagen und wichtigen Informationen. Als cloudbasierte Lösung bietet ein Mandantenportal flexible Zugriffsmöglichkeiten von verschiedenen Endgeräten. Daten werden zentral gespeichert und stehen zeit- und standortunabhängig zur Verfügung.
Wie können Herausforderungen bei der Einführung gemeistert werden?
Auch wenn die Vorteile eines Mandantenportals vielfältig sind und positive Effekte durch Studien belegt wurden, überwiegt bei einigen Kanzleien noch immer Skepsis. Gründe dafür betreffen zumeist die Sorge vor zeitintensiven Implementierungsprozessen oder vor fehlender Akzeptanz aufseiten der Angestellten und der Mandanten.
Die Einführung eines Portals impliziert eine Umstellung im gesamten Kanzleiablauf und in der Zusammenarbeit. Ein gewisser Grad an Aufwand ist daher nicht vermeidbar. Dennoch helfen bestimmte Eigenschaften und Vorbereitungsmaßnahmen bei der Entscheidung für eine Portallösung.
Ein offenes Change Management bildet die Grundlage, um das Team und die Mandantschaft an das neue Digitalisierungskonzept heranzuführen. Nicht nur intern, sondern auch extern wird empfohlen, zunächst mit digital affinen Personen zu beginnen und die Software im Rollout auszuweiten. Gerade langjährige Mandantenbeziehungen verlangen zumeist eine feinfühligere Herangehensweise als Neumandate. Begleitende Schulungen und Tutorials erleichtern den Einstieg in das Portal ebenso wie ein schneller Support der Softwareentwickler.
Letztlich überzeugt ein qualitativ hochwertiges Portal vor allem durch seine Usability. Eine intuitive Benutzeroberfläche und klare Navigationsstrukturen reduzieren Rückfragen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit für eine Akzeptanz. Gerade Mandanten, die nicht täglich mit Steuersoftware arbeiten, sollten sich problemlos im Portal zurechtfinden.
Viele Marktanbieter stellen eine kostenlose Testphase zur Verfügung. Oftmals zeigt sich durch die Integration in den alltäglichen Betrieb, ob die gewählte Lösung zu den individuellen Anforderungen der Kanzlei und ihrer Mandantschaft passt.
Welche Funktionen sind zukunftsweisend und bringen langfristig die größte Effizienz?
Eine moderne Portallösung setzt nicht nur auf Digitalisierung, sondern auch auf Automatisierung und künstliche Intelligenz. Automatisierte Prozesse entlasten Kanzleien spürbar und schaffen Kapazitäten für anspruchsvollere Fachthemen und beratungsintensive, strategische Aufgaben.
Zukunftsfähig ist eine Lösung vor allem dann, wenn sie nicht isoliert funktioniert. Stattdessen kann sie in andere Systeme integriert werden und bietet die passenden Anbindungen an. Bei Steuerboard können Kanzleien zum einen per Schnittstellen an das DATEV-Ökosystem anknüpfen. User greifen unkompliziert auf eigene Daten aus Belege Online, Meine Steuern, DMS, Stammdaten, Accounting oder EO comfort zu. Zum anderen ermöglicht eine offene API weitere Integrationsmöglichkeiten, sodass die Anbindungen flexibel und vielfältig erweiterbar sind.
Darüber hinaus automatisiert Steuerboard ganze Arbeitsprozesse. Workflows und Agents ersetzen vollständig manuelle Abläufe wie das Onboarding neuer Mandanten. Auch fehlende Belege oder fehlende Zahlungen lassen sich aus 1590/1370 oder OPOS automatisch extrahieren und im Portal als Aufgabe an den Mandanten erstellen. Eingereichte Belege können anschließend direkt in die passenden Programme importiert werden. (Für die Zukunft ist eine Bibliothek an Workflows und Agents geplant, sowohl für Portal User als auch für andere Kanzleien).
Zuletzt erleichtert der Einsatz von künstlicher Intelligenz interne Abläufe, beispielsweise bei Routineaufgaben oder wiederkehrenden Prozessen. Ein KI Analyse-Tool unterstützt bei der Beratung, indem Mandanten wertvolle Insights und Zahlen ihrer BWA in einem verständlichen Format geliefert werden.
Fazit
Mandantenportale bilden die zentrale digitale Infrastruktur für Kanzleiorganisation, indem sie Kommunikations- und Dokumentenprozesse auf einer Plattform zentralisieren und den sicheren, nachvollziehbaren Datenaustausch unterstützen. Medienbrüche werden vermieden, Prozessdurchlaufzeiten verkürzt und administrative Aufwände auf beiden Seiten minimiert. Den höchsten Effizienzeffekt erzielen Portallösungen insbesondere dann, wenn sie, wie etwa bei Steuerboard, in die bestehende Systemlandschaft integriert sind und mittels Automatisierung sowie KI-gestützter Funktionen Routineabläufe standardisieren. Kanzleien können folglich ihre Ressourcen stärker auf qualitäts- und beratungsintensive Leistungen verlagern und zugleich durch erhöhte Transparenz und Verfügbarkeit die Mandantenbindung stärken.