Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt grundlegend – und mit dem Siebten Gesetz zur
Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (7. SGB IV-ÄndG) wird der Druck auf Arbeitgeber,
ihre Prozesse zu digitalisieren, weiter verstärkt.
Seit dem 1. Januar 2022 sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen nur noch in elektronischer Form aufzubewahren. Diese Entwicklung markiert nicht nur den Übergang zu einer papierlosen Verwaltung, sondern bietet auch die Chance, Arbeitsabläufe effizienter und zukunftssicher zu gestalten.
Was sieht das neue Gesetz vor?
Die Gesetzesänderung fordert Arbeitgeber dazu auf, verschiedene Unterlagen in elektronischer Form zu speichern. Dazu gehören Dokumente wie Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen, Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten sowie Meldungen und Bescheide der Krankenkassen zur Versicherungspflicht.
Auch Dokumente, die der Arbeitgeber selbst erstellt, wie beispielsweise Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz, müssen digital verwaltet werden. Bis 2026 gibt es jedoch eine Übergangsphase. Arbeitgeber, die weiterhin Unterlagen in Papierform führen, können sich bis zu diesem Zeitpunkt von der elektronischen Pflicht befreien lassen. Ein Antrag muss dafür beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) gestellt werden.
Die Vorteile der Digitalisierung
Der Wechsel zur digitalen Dokumentenführung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter:
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Effizienz und Übersichtlichkeit: Mit einer voll digitalen Lösung verwalten Sie mühelos sämtliche Mitarbeiterdokumente und -daten. Durch die zentrale Speicherung sind alle relevanten Unterlagen jederzeit verfügbar, ohne dass physische Archive durchforstet werden müssen.
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Rechtssicherheit: Eine digitale Aktenführung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten revisionssicher und geschützt vor Verlust oder Beschädigung.
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Kosteneinsparung: Die Digitalisierung reduziert den Aufwand für Druck, Lagerung und
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manuelle Verwaltung und spart langfristig Kosten.
Die digitale Personalakte: Mehr als nur Dokumentenverwaltung
Mit einer digitalen Personalakte haben Sie nicht nur die Möglichkeit, sämtliche Mitarbeiterdokumente an einem Ort zu speichern, sondern auch, die Prozesse in der Personalabteilung weiter zu automatisieren. So können Sie Dokumente automatisch erstellen lassen – etwa Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen. Diese Automatisierung spart Zeit und minimiert Fehler in der Dokumentenbearbeitung.
Ein weiterer Vorteil: Sie definieren exakt, wer in Ihrem Unternehmen auf welche Informationen zugreifen darf. Damit stellen Sie sicher, dass sensible Daten nur den richtigen Personen zur Verfügung stehen. Dieses Feature trägt zur Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei und erhöht gleichzeitig die Datensicherheit
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Automatisierte Dokumentenerstellung und -verwaltung
Die Digitalisierung bietet nicht nur eine effizientere Verwaltung, sondern erleichtert auch die Erstellung von Dokumenten. Dank automatisierter Prozesse können wiederkehrende Dokumente, wie Gehaltsabrechnungen oder Arbeitsverträge, automatisch erstellt werden, was Zeit und Ressourcen spart. Zudem sorgt die Automatisierung dafür, dass die Dokumente jederzeit vollständig und korrekt sind.
Fazit:
Mit Digitalisierung in die Zukunft! Die neuen gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen sind nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren. Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Unternehmen effizienter arbeiten, Kosten senken und gleichzeitig den gesetzlichen Rahmen einhalten. Die digitale Personalakte und die Automatisierung der Dokumentenerstellung sind dabei entscheidende Schritte in Richtung einer zukunftssicheren Personalverwaltung.