VD2 Verfahrensdokumentation

VD2 ist der spezialisierte Anbieter für die softwaregestützte Erstellung und Aktualisierung von Verfahrensdokumentationen – ausgestattet mit integriertem Audit-Workflow und einem internen Kontrollsystem (IKS).

VD2 richtet sich an Steuerberaterkanzleien und Steuergruppen, die die Verfahrensdokumentation gezielt als strategische und wirtschaftliche Positionierung in ihr Beratungsportfolio integrieren.
Gleichzeitig sichern sie sich maximale Flexibilität in der internen Ressourcenplanung – von Eigenleistung bis vollständiger Auslagerung.

Integration in die Kanzleistruktur

VD2 bietet maximale Flexibilität bei der Umsetzung der Verfahrensdokumentation. Steuerberater entscheiden individuell über das geeignete Modell:

1. Erstellung der Verfahrensdokumentation durch die Kanzlei selbst

2. Auslagerung der Erstellung an VD2 als spezialisierten Dienstleister

3. Softwaregestützte Erstellung durch den Mandanten mit strukturierter Einbindung der Kanzlei

Diese Wahlfreiheit ermöglicht eine passgenaue Integration in bestehende Kanzleistrukturen und Mandatsmodelle.

Die Verfahrensdokumentation wird mit VD2 systematisch als ertragsstarke Beratungsleistung aufgebaut. Kanzleien steigern ihren Deckungsbeitrag durch standardisierte Abläufe, intelligente Automatisierungsfunktionen, strukturierte Informationssammlung und ein skalierbares Prüf- und Kontrollsystem.

Durch die empfohlene regelmäßige Aktualisierung – in der Praxis jährlich – entsteht ein planbares Dauerschuldverhältnis mit dem Mandanten. Die Kanzlei erweitert ihren Dienstleistungsbereich nachhaltig und stellt sicher, dass im Fall einer Betriebsprüfung eine aktuelle, konsistente und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann.

VD2 begleitet Kanzleien aktiv bei der strategischen und wirtschaftlichen Platzierung der Verfahrensdokumentation im Mandantenportfolio – von der Preisstruktur über die Leistungsabgrenzung bis zur Integration in bestehende Beratungsleistungen.

Software, Vorlagen und KI

Die Software schafft die operative Grundlage für eine effiziente und fachlich fundierte Umsetzung. VD2 ermöglicht eine strukturierte Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft uvm. Dabei werden branchentypische Anforderungen systematisch berücksichtigt – etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen inklusive optionaler Beratung sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld. 

Zusätzlich sind zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind (z. B. ERP-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme oder branchenspezifische Vorsysteme), strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich, Standardisierungen greifen automatisch und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ergänzend zu den Templates bietet VD2 einen integrierten KI-Schreibassistenten, der bei der Ausformulierung von Prozessbeschreibungen unterstützt. Der Assistent führt strukturiert durch die relevanten Inhalte und hilft dabei, Prozessschritte klar, konsistent und nachvollziehbar zu beschreiben.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem) 

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die tatsächliche Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen. Dabei wird systematisch geprüft, ob dokumentierte Abläufe mit den gelebten Prozessen übereinstimmen und ob Anpassungsbedarf besteht.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden innerhalb des Systems transparent dokumentiert.

Für Rückfragen, Hinweise und Abstimmungen steht eine integrierte Kommentarfunktion zur Verfügung. Sämtliche Kommunikation bleibt damit strukturiert an einem zentralen Ort dokumentiert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Nach jedem durchgeführten Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses Protokoll dokumentiert die Prüfungshandlungen, Feststellungen und Anpassungen strukturiert und nachvollziehbar.

Das Prüfprotokoll wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Steuergruppen und- verbände

Für Steuergruppen und Steuerverbände bietet VD2 eine speziell entwickelte Struktur zur Abbildung komplexer Partnerorganisationen. Über eine White-Label-Funktion kann die eigene Markenidentität vollständig integriert werden.

Ein zentrales Admin-Panel ermöglicht die Verwaltung von Partnerkanzleien, Mandanten und Zugriffsrechten auf Gruppenebene. Dadurch entsteht eine klare organisatorische Steuerungsmöglichkeit innerhalb der Gruppe.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, interne Ressourcen wie Anleitungen, Leitfäden oder Videotutorials in einem geschützten Partnerbereich bereitzustellen. So können gruppenweite Standards und Arbeitsweisen strukturiert vermittelt werden.

Die Kombination aus zentraler Steuerung und dezentraler Umsetzung schafft Transparenz, Vergleichbarkeit und Skalierbarkeit innerhalb der Gruppe.

VD2 unterstützt Steuergruppen damit beim Aufbau standardisierter, wirtschaftlich tragfähiger Dienstleistungsmodelle im Bereich Verfahrensdokumentation unter Wahrung der eigenen Markenidentität.