Auf der Suche nach geeigneter Kanzlei-Software erhalten Interessierte ein breites Spektrum an Möglichkeiten.
Die Vielzahl an Tools in diesem Bereich deckt unterschiedliche Funktionen ab und passt sich verschiedenen Kanzleiprozessen an – mit dem klaren Zweck, Kanzleien bei der Digitalisierung zu unterstützen, Prozesse zu vereinfachen, Kommunikation an einem Ort zu bündeln und Zeit zu sparen.
Gleichzeitig beobachten wir, dass der Wunsch nach digitalen Tools auch bei Mandanten zunimmt, die von der Bequemlichkeit digitaler Prozesse profitieren möchten, ortsunabhängig arbeiten und Zeit einsparen wollen.
Worauf sollte bei der Auswahl der passenden Steuerberater-Software geachtet werden?
Oft entscheiden verschiedenen Faktoren, ob und welches Tool in die Kanzlei passt.
Zunächst sollte überlegt werden, welche individuellen Arbeitsabläufe und Anforderungen der jeweiligen Kanzlei vorliegen, um eine geeignete Lösung zu finden.
Definieren Sie auch, welche Anwendungsgebiete das Tool abdecken soll, damit Sie damit arbeiten können.
Sollen ausschließlich Themen für die Steuerberatung abgedeckt sein oder nach einer Gesamtlösung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte gesucht werden? Überlegen Sie, ob nach einer Einzel- oder eine Gesamtlösung gesucht werden soll.
Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium sollte sein, inwieweit auch Ihre Mandanten vom Einsatz eines neuen Tools profitieren.
Denn es gibt Tools, die den Austausch zwischen Kanzlei und Mandant erheblich erleichtern.
Die sogenannten Mandantenportale und Dokumentenaustauschsoftware ermöglichen das einfache Hochladen von Dokumenten und eine unkomplizierte Kommunikation in sicheren Clouds.
Dokumentenaustausch und Kommunikation als Basis der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant
Damit effiziente Zusammenarbeit gelingen kann, ist der Fokus auf Dokumentenaustausch und Kommunikation zu setzen.
Die Einhaltung von Datenschutzregelungen ist für sensible Daten immens wichtig; digitale Kanzlei-Tools müssen den Standards von Berufsgeheimnisträger unbedingt gerecht werden.
Ob Buchhaltung oder Einkommensteuererklärung – der Dokumenten-Austausch zählt zum Tagesgeschäft.
Der Austausch sollte reibungslos und unter Einhaltung höchster Datenschutzanforderungen erfolgen.
Zudem sollte das Tool eine einfache, effiziente Kommunikation ermöglichen, damit Fragen zügig geklärt werden können ohne auf weitere Kommunikationsmittel wie Telefonate oder E-Mails ausweichen zu müssen.
Praktische Zusatzfunktionen für kanzleiinterne Abläufe – von der elektronischen Signatur bis zum DMS
Sind Basisfunktionen wie Dokumentenaustausch und Kommunikation abgedeckt, kann der Fokus auf erweiterte Module gelegt werden.
Viele Lösungen bieten Features, die typische Arbeitsprozesse in Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung digital abbilden und Mitarbeiter dabei im Arbeitsalltag entlasten.
Dazu gehört beispielsweise die elektronische Signatur, mit der Dokumente rechtskonform digital unterschrieben werden können – das mühsame Ausdrucken und Scannen entfällt.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht zudem eine sichere, nachvollziehbare digitale Archivierung.
Steuerberater-Software für Kanzleien jeder Größe – 5FSoftware kombiniert Basisfunktionen mit nützlichen Zusatzmodulen
5FSoftware bietet eine umfassende Lösung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, die neben einer Mandantenplattform zum Dokumentenaustausch auch praktische Zusatzmodule umfasst. Auch digitale Unternehmen könne mit 5F arbeiten, um Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
5FSoftware erfüllt höchste Sicherheitsstandards und wird “Made & Hosted in Germany” betrieben.
Kanzleisoftware 5FSoftware – Projekt für Dokumentenaustausch und Kommunikation
Cloud Collaboration – Effizienz trifft auf Komfort
5FSoftware versteht sich als Cloud-Collaboration-Plattform, die auf einer Cloud-Infrastruktur basiert und von überall über gängige Browser und Endgeräte erreichbar ist.
Collaboration bedeutet hierbei flexible, orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant.
Kanzleisoftware 5FSoftware – Kommentarfunktion
Ein zentrales Ziel von 5FSoftware ist die Vermeidung von Systembrüchen.
In vielen Kanzleien arbeiten mehrere Tools parallel, was Dokumente verschieben, schwer auffindbar machen oder verloren gehen lässt.
Auch die Kommunikation erfolgt oft über mehrere Kanäle, was zu Fragmentierung führt. Zudem erfüllen manche Tools nicht die Datenschutzanforderungen von Berufsgeheimnisträgern. Der traditionelle E-Mail-Verkehr dient oft als Paradebeispiel für Datenaustausch.
5FSoftware bündelt alle relevanten Werkzeuge in einer einzigen Plattform, schafft klare Übersicht über aktuelle Arbeitsprozesse, Dokumente und Nachrichten und ermöglicht so jederzeit vollständige Transparenz.
Flexibles Editieren in 5F und seine hohe Anpassungsfähigkeit
Einer der größten Benefits von 5F ist das flexible Editieren und strukturierte Aufbauen individueller Projekte, wodurch sowohl Einzelunternehmen als auch führende Kanzleien in der Plattform abgebildet werden können. Drag-and-Drop Funktionen, flexible Widgets und auch noch nachträglich editierbare Listen erleichtern das Arbeiten und passen sich Ihren Anforderungen an.
5F – ein vielseitiges Kanzleitool mit praktischen Features
Zu den Basisfunktionen von 5FSoftware zählen intuitive Uploadfelder zum Dokumentenaustausch inklusive Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie eine plattformübergreifende Kommentarfunktion für den kommunikativen Austausch zwischen Kanzlei und Mandant.
Zusätzlich ist der Collecto ein bevorzugtes Werkzeug – eine dynamische, flexibel anpassbare Checkliste zum gezielten Sammeln von Unterlagen. Zusammen mit Collecto sowie weiteren Abläufen wie Projekten und Projekträumen, die alle von 5FSoftware entwickelt wurden, lassen sich individuelle Projektstrukturen erstellen, die Kanzleiprozesse digital in der Plattform abbilden.