Dokumenten­management Tools mit DSGVO Konformität

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VD2 Verfahrensdokumentation

Software und Dienstleister zur Erstellung und Aktualisierung von Verfahrensdokumentationen nach GoBD
VD2 Verfahrensdokumentation

Was ist VD2 Verfahrensdokumentation?

VD2 richtet sich an Steuerberater und Kanzleien, die die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten durch einen erfahrenen Dienstleister kosteneffizient erstellen lassen oder die Softwareanwendung an ihre Mandanten empfehlen möchten, damit diese die Dokumentation eigenständig mithilfe strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos erarbeiten. VD2 ist die passende Lösung für Kanzleien, die dieses Thema bewusst abgeben und dafür keine internen Ressourcen einsetzen wollen. Soll die Verfahrensdokumentation hingegen gezielt zur Erhöhung des Deckungsbeitrags in die Kanzleistrategie integriert werden, ist VD2 PRO die richtige Wahl.

Integration in den Kanzleialltag

VD2 ermöglicht die Einbindung der Verfahrensdokumentation in den Kanzleialltag, ohne dass Kanzleien dafür eigene interne Ressourcen in der operativen Umsetzung einsetzen müssen.

Je nach Mandat erfolgt die Erstellung entweder durch VD2 als Dienstleister oder eigenständig durch den Mandanten mithilfe der Softwareanwendung, strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos. Die Kanzlei kann das Thema damit abgeben und ihren Mandanten dennoch eine geeignete Lösung anbieten.

VD2 bietet auf Wunsch die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung zum Festpreis. Berücksichtigt werden dabei alle relevanten Bestandteile der Verfahrensdokumentation, insbesondere die digitale Belegablage, das ersetzende Scannen, die Kasse und der Onlineshop.

Darüber hinaus unterstützt ein jährlicher Workflow die laufende Pflege, indem Aufgaben automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen beim Mandanten verteilt werden, damit die Verfahrensdokumentation innerhalb der Softwareanwendung überprüft und aktualisiert wird.

Software, Vorlagen und KI

VD2 ermöglicht eine strukturierte und zeiteffiziente Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft.

Branchentypische Anforderungen werden systematisch berücksichtigt, etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld.

Zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind, sind strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der Ausformulierung der Prozessbeschreibungen und führt strukturiert durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion bündelt sämtliche Abstimmungen strukturiert an einem zentralen Ort.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Nächster Schritt

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und prüfen Sie, ob die VD2 zu Ihnen passt.

Ansprechpartner:

Nadine Rauß

rauss@vd2.software

https://calendly.com/rauss-vd2/online-kaffee-fur-neue-partner

  • Mandanten-Self-Service
  • Revisionssichere Archivierung
  • Versionierung
  • Ersetzendes Scannen
  • IKS (Internes Kontrollsystem)
  • Prüfprotokolle
  • Regelmäßige Aktualisierungen
  • Autom. Aufgabenverteilung
  • Kasse & Kassensysteme
  • DMS-Dokumentation

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Filestage

Filestage ermöglicht es Teams, Dateien zu teilen, Feedback zu verwalten und Freigaben zu verfolgen.
Filestage GmbH

Was ist Filestage?

Filestage ist eine Online-Proofing-Software, mit der sich Feedback- und Freigabeprozesse für unterschiedliche Inhalte effizient organisieren lassen. Die Software bietet eine zentrale Plattform, auf der Dateien hochgeladen, kommentiert und freigegeben werden können. Interne Teams und externe Partner können so gemeinsam sicherstellen, dass jede Datei vor der Veröffentlichung geprüft und freigegeben wird.

Was kann Filestage?

Filestage unterstützt Benutzer dabei, Feedback zu koordinieren, Versionen zu vergleichen und Freigaben effizient einzuholen. Funktionen wie das Verwalten von Reviewer-Gruppen, das Einrichten individueller Workflows und der Schutz sensibler Daten ermöglichen strukturierte und sichere Prozesse. Für Steuerfachleute bietet Filestage die Möglichkeit, Dokumentationen und Inhalte DSGVO-konform zu prüfen und durch klar definierte Prozesse Qualität und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

  • Dateien teilen
  • Feedback sammeln
  • Aufgaben steuern
  • Versionen prüfen
  • Reviewer einladen
  • Projektstatus prüfen
  • Externe integrieren
  • Fristen definieren
  • Zugriffsrechte verwalten
  • Änderungen verfolgen

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AKTEFIX digital

AKTEFIX digital hilft bei Dokumentenmanagement, Workflows und digitaler Aktenverwaltung für KMUs.
NETCONTROL GmbH

Was ist AKTEFIX digital?

AKTEFIX digital ist ein branchenübergreifendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Netcontrol GmbH, das speziell auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen sowie Start-Ups zugeschnitten ist. Die Software bietet eine All-in-One-Lösung für Dokumentenmanagement, Workflows und digitalisierte Akten, die ohne Programmierkenntnisse frei konfiguriert und jederzeit geändert werden können. Mit AKTEFIX digital lassen sich Dokumente aus verschiedenen Quellen wie Papierordnern, E-Mails und Scans strukturiert digitalisieren und verwalten.

Was kann AKTEFIX digital?

AKTEFIX digital ermöglicht die effiziente Organisation und Digitalisierung von Büroprozessen durch Funktionen wie Volltextsuche, intelligente Filter und Workflow-Automatisierung. Steuerfachleute profitieren von der automatisierten Belegübertragung zu führenden Steuerberatungsprogrammen wie DATEV und ADDISON. Die Software bietet zudem revisionssichere Archivierung und unterstützt die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben wie der GoBD 2020. Funktionen wie digitale Wiedervorlagen, individuelle Rechteverwaltung und eine flexible Aktenstruktur machen AKTEFIX digital zu einem umfassenden Tool für die Optimierung betrieblicher Abläufe.

  • Digitale Akten
  • Automatisierte Wiedervorlage
  • 27 mögliche Daten-Imports
  • Frei konfigurierbare Workflows
  • Multi-Company-& mandantenfähig
  • Individuelles Branding
  • Notiz-Funktion

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vub Paperboy

vub Paperboy bündelt und ermöglicht Zugang zu allen Wissensquellen auf einer zentralen Plattform.
vub Paperboy GmbH

Was ist vub Paperboy?

Der vub Paperboy ist eine All-in-One-Plattform für das Knowledge-Management, die alle gedruckten, digitalen und eigenen Inhalte (Journals, Datenbanken, eBooks, Newsletter, soziale Medien, etc.) in einer Oberfläche bündelt.

Was kann vub Paperboy?

Der vub Paperboy erleichtert die digitale Arbeit mit Wissen durch smarte Funktionen wie Leselisten, Alerts und Favoritenbereiche. Er stellt aktuelle Inhaltsverzeichnisse zu Zeitschriften bereit und verlinkt auf lizenzierten Volltext, was unnötige Abonnements vermeidet. Nutzer können Inhalte teilen, thematische Leselisten erstellen und tägliche Updates erhalten. Für Steuerfachleute bietet er zeiteffizientes Arbeiten und die Möglichkeit, eigene Bibliographien aufzubauen und zu individualisieren.

  • Online-Datenbanken
  • Abo für Inhaltsverzeichnisse
  • Digitale Umlaufverwaltung
  • Zugang zu Volltexten
  • Single-Sign-On, HAN, AD
  • Thematische Leselisten
  • Kopieraufträge

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DWS FormularPilot

Der DWS FormularPilot ermöglicht die digitale Erstellung von individuell anpassbaren Formularen.
DWS Steuerberater Medien GmbH

Was ist DWS FormularPilot?

Mit DWS FormularPilot können in Steuerkanzleien digitale Formulare erstellt und verwaltet werden. Das Tool bietet Zugriff auf eine Vielzahl rechtssicherer Formulare wie Mandatsvereinbarungen oder Arbeitsverträge, die individuell angepasst werden können. Die Formulare sind stets auf dem aktuellen Stand und orientieren sich an den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen. Die Anwendung ermöglicht die zentrale Verwaltung von Mandanten- und Kanzleidaten.

Was kann DWS FormularPilot?

DWS FormularPilot unterstützt den gesamten Erstellungsprozess digital – von der Eingabe der relevanten Daten über kontextsensitive Hilfetexte bis hin zur Unterschriftsreife. Die klare Struktur, die flexible Anpassbarkeit und das automatische Ausblenden nicht relevanter Felder sind für Steuerprofis von großem Vorteil. Formulare können gespeichert, bearbeitet und jederzeit wieder aufgerufen werden. Eine Feedback-Funktion und die sichere Datenverarbeitung runden den Funktionsumfang ab.

  • Digitale Formularerstellung
  • Diverse Formularauswahl
  • Individuell anpassbare Inhalte
  • Unterschriftsreife Dokumente
  • Hilfetexte beim Ausfüllen
  • Feedbackfunktion für Nutzer
  • Verwaltung von Mandantendaten
  • Unbegrenzter Dokumentenzugriff
  • Rechtssichere Formulare

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