Dokumenten­management Tools mit DSGVO Konformität

Steuerboard Portal ist eine Kollaborationsplattform, über die die gesamte Interaktion zwischen Kanzlei und Mandant digital abgebildet werden kann. Als zentrales Organisationssystem dient sie als Anlaufstelle für Nachrichten- und Dokumentenaustausch, um beiden Seiten den Austausch und seine Nachverfolgung zu erleichtern. Aufgaben bewirken eine effiziente Zusammenarbeit und gewähren Übersichtlichkeit. Über die Integration von yousign lassen sich Dokumente rechtskonform online unterschreiben.

Kanzleiintern entlasten Workflows im Arbeitsalltag von aufwändigen Tätigkeiten und manuellen Abläufen, während KI-Agents zeitintensive Prozesse automatisieren. Mit Belege Online, Meine Steuern, DMS, Stammdaten, Accounting oder EO comfort steht zudem ein nahtloser Zugriff auf das DATEV Ökosystem zur Verfügung. Eine offene Schnittstelle ermöglicht höchste Flexibilität und bietet unzählige Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme.

VD2 richtet sich an Steuerberater und Kanzleien, die die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten durch einen erfahrenen Dienstleister kosteneffizient erstellen lassen oder die Softwareanwendung an ihre Mandanten empfehlen möchten, damit diese die Dokumentation eigenständig mithilfe strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos erarbeiten. VD2 ist die passende Lösung für Kanzleien, die dieses Thema bewusst abgeben und dafür keine internen Ressourcen einsetzen wollen. Soll die Verfahrensdokumentation hingegen gezielt zur Erhöhung des Deckungsbeitrags in die Kanzleistrategie integriert werden, ist VD2 PRO die richtige Wahl.

Integration in den Kanzleialltag

VD2 ermöglicht die Einbindung der Verfahrensdokumentation in den Kanzleialltag, ohne dass Kanzleien dafür eigene interne Ressourcen in der operativen Umsetzung einsetzen müssen.

Je nach Mandat erfolgt die Erstellung entweder durch VD2 als Dienstleister oder eigenständig durch den Mandanten mithilfe der Softwareanwendung, strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos. Die Kanzlei kann das Thema damit abgeben und ihren Mandanten dennoch eine geeignete Lösung anbieten.

VD2 bietet auf Wunsch die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung zum Festpreis. Berücksichtigt werden dabei alle relevanten Bestandteile der Verfahrensdokumentation, insbesondere die digitale Belegablage, das ersetzende Scannen, die Kasse und der Onlineshop.

Darüber hinaus unterstützt ein jährlicher Workflow die laufende Pflege, indem Aufgaben automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen beim Mandanten verteilt werden, damit die Verfahrensdokumentation innerhalb der Softwareanwendung überprüft und aktualisiert wird.

Software, Vorlagen und KI

VD2 ermöglicht eine strukturierte und zeiteffiziente Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft.

Branchentypische Anforderungen werden systematisch berücksichtigt, etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld.

Zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind, sind strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der Ausformulierung der Prozessbeschreibungen und führt strukturiert durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion bündelt sämtliche Abstimmungen strukturiert an einem zentralen Ort.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Nächster Schritt

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und prüfen Sie, ob die VD2 zu Ihnen passt.

Ansprechpartner:

Nadine Rauß

rauss@vd2.software

https://calendly.com/rauss-vd2/online-kaffee-fur-neue-partner

Mit DWS FormularPilot können in Steuerkanzleien digitale Formulare erstellt und verwaltet werden. Das Tool bietet Zugriff auf eine Vielzahl rechtssicherer Formulare wie Mandatsvereinbarungen oder Arbeitsverträge, die individuell angepasst werden können. Die Formulare sind stets auf dem aktuellen Stand und orientieren sich an den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen. Die Anwendung ermöglicht die zentrale Verwaltung von Mandanten- und Kanzleidaten.

Was kann DWS FormularPilot?

DWS FormularPilot unterstützt den gesamten Erstellungsprozess digital – von der Eingabe der relevanten Daten über kontextsensitive Hilfetexte bis hin zur Unterschriftsreife. Die klare Struktur, die flexible Anpassbarkeit und das automatische Ausblenden nicht relevanter Felder sind für Steuerprofis von großem Vorteil. Formulare können gespeichert, bearbeitet und jederzeit wieder aufgerufen werden. Eine Feedback-Funktion und die sichere Datenverarbeitung runden den Funktionsumfang ab.

Caya ist eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung, mit der Unternehmen ihre Post umleiten, digitalisieren und zentral im Caya Document Cockpit bereitstellen können. Durch den digitalen Posteingang, ergänzt um Funktionen wie revisionssichere Dokumentenverwaltung und automatisierte Workflows, unterstützt die Software das papierlose und ortsunabhängige Arbeiten. Alle Dokumente werden zentral erfasst, organisiert und können auf Wunsch direkt an bestehende Tools wie DATEV angebunden werden.

Was kann Caya?

Caya automatisiert zeitaufwändige Prozesse wie die Verteilung von Post, die Ablage von Dokumenten oder die Erfassung von Rechnungen. Mit intelligenten Filtern, einer Volltextsuche und automatisierten Workflows erleichtert die Software die Verwaltung großer Dokumentenmengen und spart Zeit. Für Steuerfachleute bietet Caya eine GoBD-konforme Lösung, die Dokumente sicher archiviert, ortsunabhängig verfügbar macht und gleichzeitig die Einhaltung steuerrechtlicher Anforderungen unterstützt.