Verfahrens­dokumentation Tools im Abonnement

Die globalDoc Solution ermöglicht die effiziente, zentral-dezentrale Erstellung der weltweiten Verrechnungspreis-Dokumentation internationaler Unternehmensgruppen mit Fokus auf den mit Microsoft Word bearbeitbaren Dokumentationsinhalt. Eine strukturierte Erfassung, Validierung und Analyse nur lokal vorhandener Daten erfolgt durch die optional verfügbare Zusatzfunktion TP Data Hub.

Was kann die globalDoc Solution?

Die globalDoc Solution unterstützt den gesamten Dokumentationsprozess: von der strukturierten Datensammlung über die Validierung bis hin zur Analyse und Ableitung konkreter Maßnahmen. Die Datenerfassung kann dabei zentral, dezentral oder kombiniert erfolgen. Für die Erhebung stehen verschiedene Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, darunter Excel-Uploads, Fragebögen, Microsoft-Word-Textblöcke und Dateianhänge. Optional kann die Zusatzfunktion „TP Data Hub” genutzt werden, um Daten noch effizienter zu erfassen und zu validieren sowie eine automatische TNMM-Verprobung durchzuführen.

Im weiteren Prozess sorgt die Software für eine automatisierte und manuelle Datenvalidierung bzw. Qualitätssicherung. Darauf aufbauend erfolgen Analyse und Reporting, aus denen sich belastbare Erkenntnisse und konkrete Handlungsmaßnahmen ableiten lassen. Dieser Ablauf wird durch ein ausgefeiltes Rollen- und Berechtigungskonzept unterstützt, das individuell einstellbare Reviewprozesse und Fristenkontrollen ermöglicht. Zudem bietet die Lösung eine zentrale Ablage für alle dokumentationsrelevanten Unterlagen, sodass Informationen und Nachweise an einer Stelle gebündelt verfügbar sind.

Mit Blick auf die weitere Entwicklung ist vorgesehen, die Software um zusätzliche KI-Funktionen zu erweitern. Die laufende Weiterentwicklung orientiert sich am Nutzerfeedback und folgt somit einem Community-Gedanken.

Für wen ist die globalDoc Solution geeignet?

Die globalDoc Solution eignet sich für Unternehmensgruppen mit mindestens fünf Auslandsgesellschaften.

VD2 richtet sich an Steuerberater und Kanzleien, die die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten durch einen erfahrenen Dienstleister kosteneffizient erstellen lassen oder die Softwareanwendung an ihre Mandanten empfehlen möchten, damit diese die Dokumentation eigenständig mithilfe strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos erarbeiten. VD2 ist die passende Lösung für Kanzleien, die dieses Thema bewusst abgeben und dafür keine internen Ressourcen einsetzen wollen. Soll die Verfahrensdokumentation hingegen gezielt zur Erhöhung des Deckungsbeitrags in die Kanzleistrategie integriert werden, ist VD2 PRO die richtige Wahl.

Integration in den Kanzleialltag

VD2 ermöglicht die Einbindung der Verfahrensdokumentation in den Kanzleialltag, ohne dass Kanzleien dafür eigene interne Ressourcen in der operativen Umsetzung einsetzen müssen.

Je nach Mandat erfolgt die Erstellung entweder durch VD2 als Dienstleister oder eigenständig durch den Mandanten mithilfe der Softwareanwendung, strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos. Die Kanzlei kann das Thema damit abgeben und ihren Mandanten dennoch eine geeignete Lösung anbieten.

VD2 bietet auf Wunsch die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung zum Festpreis. Berücksichtigt werden dabei alle relevanten Bestandteile der Verfahrensdokumentation, insbesondere die digitale Belegablage, das ersetzende Scannen, die Kasse und der Onlineshop.

Darüber hinaus unterstützt ein jährlicher Workflow die laufende Pflege, indem Aufgaben automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen beim Mandanten verteilt werden, damit die Verfahrensdokumentation innerhalb der Softwareanwendung überprüft und aktualisiert wird.

Software, Vorlagen und KI

VD2 ermöglicht eine strukturierte und zeiteffiziente Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft.

Branchentypische Anforderungen werden systematisch berücksichtigt, etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld.

Zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind, sind strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der Ausformulierung der Prozessbeschreibungen und führt strukturiert durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion bündelt sämtliche Abstimmungen strukturiert an einem zentralen Ort.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Nächster Schritt

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und prüfen Sie, ob die VD2 zu Ihnen passt.

Ansprechpartner:

Nadine Rauß

rauss@vd2.software

https://calendly.com/rauss-vd2/online-kaffee-fur-neue-partner

EasyDoku ist eine Cloudlösung von Deubner Recht & Steuern, die speziell für Steuerberater entwickelt wurde, um Verfahrensdokumentationen effizient und GoBD-konform zu erstellen. Die Software ermöglicht es, mandantenfähige Dokumentationen zu erzeugen, die innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher gespeichert werden können. EasyDoku zeichnet sich durch einen modularen Aufbau und eine zentrale Datenverwaltung aus, die eine wiederholte Eingabe von Daten vermeidet und den Arbeitsprozess erheblich vereinfacht. Verfügbar ist EasyDoku als sofort einsatzbereite, cloudbasierte Lösung, die ohne zeit- und kostenaufwändige Installationen genutzt werden kann.

Was kann EasyDoku?

Mit EasyDoku können Steuerberater für sich und ihre Mandanten Verfahrensdokumentationen mit minimalem Zeitaufwand und hoher Effizienz erstellen. Die Software bietet vordefinierte Geschäftsprozesse wie Kassenführung oder archivierungspflichtige Belegablage, die individuell erweitert werden können. Die einfache Benutzeroberfläche von EasyDoku führt durch die Erstellung der Dokumentation im Frage-Antwort-Stil, wodurch auch Nutzer ohne Vorkenntnisse präzise Dokumentationen anfertigen können. Für Steuerfachleute bedeutet dies eine erhebliche Arbeitserleichterung und eine sichere Compliance mit den GoBD.

Auditry ist eine KI-gestützte SaaS-Lösung zur Erstellung und Pflege der steuerlichen Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die Basisversion der Software richtet sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen, die PRO-Version ist für die Bedürfnisse von Steuerkanzleien und Unternehmensgruppen optimiert. Auditry verbindet moderne Technologie mit kaufmännischem Fachwissen und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche zur strukturierten Erfassung aller relevanten Unternehmensinformationen.

Was kann Auditry?

Auditry führt Nutzer mittels Chatbot durch die Dokumentation der steuerlich relevanten Prozesse und erstellt daraus automatisch eine Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der GoBD. Gemäß den internen Richtlinien wird die Revisionssicherheit durch ein internes Kontrollsystem gewährleistet, das alle Änderungen lückenlos protokolliert und eine regelmäßige Aktualisierung sicherstellt. Für Unternehmen jeder Größe bietet Auditry eine digitale Unterstützung zur rechtssicheren, nachvollziehbaren und aktuellen Dokumentation ihrer Geschäftsprozesse.

Bei Bedarf auch mit professioneller Unterstützung.

Optional können Auditry-Nutzer sich vom Beratungszentrum für Digitalisierung im Mittelstand bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation mit Auditry unterstützen lassen. Fragen Sie nach unseren günstigen Beratungspaketen!

Was unterscheidet Auditry PRO vom normalen Auditry?

Auditry PRO ist die mandantenfähige Lösung für Steuerkanzleien und Unternehmensgruppen. Es bietet ein zentrales Dashboard zur Verwaltung von beliebig vielen Verfahrensdokumentationen von Mandanten oder verbundenen Unternehmen. Zusatzlizenzen für weitere Verfahrensdokumentationen können mit 25% Rabatt auf den Listenpreis nachgebucht werden. Zudem können Steuerkanzleien die Lizenzen bei Bedarf nach einem eigenen Preismodell an ihre Mandanten weiterveräußern. Außerdem erhalten PRO-Kunden kostenlos eine Stunde Beratung bei der Grundeinrichtung des Systems.

GoBD Data Online ist eine web-basierte Lösung der Subvenio GmbH zur Erstellung und Verwaltung von Verfahrensdokumentationen. Die Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Verfahrensdokumentation online zu erstellen, indem ein geführter Prozess durch alle relevanten Bereiche angeboten wird. Dazu gehören Hard- und Software, Personalwesen sowie spezifische Firmenprozesse. Mit verschiedenen Ausfüllhilfen und vorgefertigten PDF-Dateien unterstützt die Lösung die Nutzer dabei, die notwendigen Informationen präzise und effizient zu dokumentieren. Die Daten werden sicher in deutschen Rechenzentren gespeichert, was höchste Sicherheitsstandards garantiert.

Was kann GoBD Data Online?

GoBD Data Online bietet umfassende Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Verfahrensdokumentationen. Nutzer können direkt über einen Assistenten mit der Eingabe der Unternehmensdaten beginnen und durch alle relevanten Dokumentationsbereiche geführt werden. Die Software speichert eine laufende Historie aller Änderungen und ermöglicht es, Verfahrensdokumentationen als PDF zu exportieren. Steuerberater können jederzeit den aktuellen Stand der Dokumentation einsehen.