Verfahrens­dokumentation Tools im Abonnement

Die globalDoc Solution ermöglicht die effiziente, zentral-dezentrale Erstellung der weltweiten Verrechnungspreis-Dokumentation internationaler Unternehmensgruppen mit Fokus auf den mit Microsoft Word bearbeitbaren Dokumentationsinhalt. Eine strukturierte Erfassung, Validierung und Analyse nur lokal vorhandener Daten erfolgt durch die optional verfügbare Zusatzfunktion TP Data Hub.

Was kann die globalDoc Solution?

Die globalDoc Solution unterstützt den gesamten Dokumentationsprozess: von der strukturierten Datensammlung über die Validierung bis hin zur Analyse und Ableitung konkreter Maßnahmen. Die Datenerfassung kann dabei zentral, dezentral oder kombiniert erfolgen. Für die Erhebung stehen verschiedene Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, darunter Excel-Uploads, Fragebögen, Microsoft-Word-Textblöcke und Dateianhänge. Optional kann die Zusatzfunktion „TP Data Hub” genutzt werden, um Daten noch effizienter zu erfassen und zu validieren sowie eine automatische TNMM-Verprobung durchzuführen.

Im weiteren Prozess sorgt die Software für eine automatisierte und manuelle Datenvalidierung bzw. Qualitätssicherung. Darauf aufbauend erfolgen Analyse und Reporting, aus denen sich belastbare Erkenntnisse und konkrete Handlungsmaßnahmen ableiten lassen. Dieser Ablauf wird durch ein ausgefeiltes Rollen- und Berechtigungskonzept unterstützt, das individuell einstellbare Reviewprozesse und Fristenkontrollen ermöglicht. Zudem bietet die Lösung eine zentrale Ablage für alle dokumentationsrelevanten Unterlagen, sodass Informationen und Nachweise an einer Stelle gebündelt verfügbar sind.

Mit Blick auf die weitere Entwicklung ist vorgesehen, die Software um zusätzliche KI-Funktionen zu erweitern. Die laufende Weiterentwicklung orientiert sich am Nutzerfeedback und folgt somit einem Community-Gedanken.

Für wen ist die globalDoc Solution geeignet?

Die globalDoc Solution eignet sich für Unternehmensgruppen mit mindestens fünf Auslandsgesellschaften.

VD2 richtet sich an Steuerberater und Kanzleien, die die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten durch einen erfahrenen Dienstleister kosteneffizient erstellen lassen oder die Softwareanwendung an ihre Mandanten empfehlen möchten, damit diese die Dokumentation eigenständig mithilfe strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos erarbeiten. VD2 ist die passende Lösung für Kanzleien, die dieses Thema bewusst abgeben und dafür keine internen Ressourcen einsetzen wollen. Soll die Verfahrensdokumentation hingegen gezielt zur Erhöhung des Deckungsbeitrags in die Kanzleistrategie integriert werden, ist VD2 PRO die richtige Wahl.

Integration in den Kanzleialltag

VD2 ermöglicht die Einbindung der Verfahrensdokumentation in den Kanzleialltag, ohne dass Kanzleien dafür eigene interne Ressourcen in der operativen Umsetzung einsetzen müssen.

Je nach Mandat erfolgt die Erstellung entweder durch VD2 als Dienstleister oder eigenständig durch den Mandanten mithilfe der Softwareanwendung, strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos. Die Kanzlei kann das Thema damit abgeben und ihren Mandanten dennoch eine geeignete Lösung anbieten.

VD2 bietet auf Wunsch die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung zum Festpreis. Berücksichtigt werden dabei alle relevanten Bestandteile der Verfahrensdokumentation, insbesondere die digitale Belegablage, das ersetzende Scannen, die Kasse und der Onlineshop.

Darüber hinaus unterstützt ein jährlicher Workflow die laufende Pflege, indem Aufgaben automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen beim Mandanten verteilt werden, damit die Verfahrensdokumentation innerhalb der Softwareanwendung überprüft und aktualisiert wird.

Software, Vorlagen und KI

VD2 ermöglicht eine strukturierte und zeiteffiziente Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft.

Branchentypische Anforderungen werden systematisch berücksichtigt, etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld.

Zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind, sind strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der Ausformulierung der Prozessbeschreibungen und führt strukturiert durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion bündelt sämtliche Abstimmungen strukturiert an einem zentralen Ort.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Nächster Schritt

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und prüfen Sie, ob die VD2 zu Ihnen passt.

Ansprechpartner:

Nadine Rauß

rauss@vd2.software

https://calendly.com/rauss-vd2/online-kaffee-fur-neue-partner

EasyDoku ist eine Cloudlösung von Deubner Recht & Steuern, die speziell für Steuerberater entwickelt wurde, um Verfahrensdokumentationen effizient und GoBD-konform zu erstellen. Die Software ermöglicht es, mandantenfähige Dokumentationen zu erzeugen, die innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher gespeichert werden können. EasyDoku zeichnet sich durch einen modularen Aufbau und eine zentrale Datenverwaltung aus, die eine wiederholte Eingabe von Daten vermeidet und den Arbeitsprozess erheblich vereinfacht. Verfügbar ist EasyDoku als sofort einsatzbereite, cloudbasierte Lösung, die ohne zeit- und kostenaufwändige Installationen genutzt werden kann.

Was kann EasyDoku?

Mit EasyDoku können Steuerberater für sich und ihre Mandanten Verfahrensdokumentationen mit minimalem Zeitaufwand und hoher Effizienz erstellen. Die Software bietet vordefinierte Geschäftsprozesse wie Kassenführung oder archivierungspflichtige Belegablage, die individuell erweitert werden können. Die einfache Benutzeroberfläche von EasyDoku führt durch die Erstellung der Dokumentation im Frage-Antwort-Stil, wodurch auch Nutzer ohne Vorkenntnisse präzise Dokumentationen anfertigen können. Für Steuerfachleute bedeutet dies eine erhebliche Arbeitserleichterung und eine sichere Compliance mit den GoBD.

GoBD Direkt ist eine Softwarelösung der GoBD Direkt GmbH, die zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen nach GoBD entwickelt wurde. Diese Verfahrensdokumentationen beinhalten alle relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung zusammenhängen, und stellen sie in schriftlicher Form dar. Das System unterstützt Steuer- und Unternehmensberater dabei, ihre Beratungsdienstleistungen zu erweitern und effizienter zu gestalten, indem es die formalen Anforderungen an Verfahrensdokumentationen erfüllt.

Was kann GoBD Direkt?

GoBD Direkt ermöglicht die einfache und schnelle Erstellung von Verfahrensdokumentationen und weiteren Beratungsberichten. Die Software bietet eine strukturierte und detaillierte Übersicht über alle buchhalterischen Prozesse, einschließlich Datenschutz und IT-Sicherheit, und ist für verschiedene Unternehmensgrößen anpassbar. Für Steuerfachleute bietet GoBD Direkt eine effektive Möglichkeit, ihre Beratungsangebote zu erweitern und die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ihrer Mandanten zu unterstützen.

Smartdocu ist eine cloudbasierte Softwarelösung der smartdocu Solutions GmbH, die speziell für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen nach den GoBD entwickelt wurde. Sie unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzleien und Mandanten, indem sie moderne Technologie mit intuitiver Bedienung verbindet. Die Plattform bietet vorstrukturierte Verfahrensbeschreibungen für IT-Systeme, Belegablage und ersetzendes Scannen, und ist branchenübergreifend für kleine und mittlere Unternehmen einsetzbar.

Was kann smartdocu?

smartdocu ermöglicht die schnelle, intuitive und kollaborative Erstellung von Verfahrensdokumentationen, die den Anforderungen der GoBD entsprechen. Durch den Einsatz eines intelligenten Fragebogens können Nutzer ohne besondere Vorkenntnisse eine vollständige Verfahrensdokumentation erstellen. Die Software bietet zudem eine integrierte Vorlagenfunktion, Benutzerverwaltung und speichert Daten sicher in deutschen Rechenzentren.