EY Tax Process Management Alternativen

KMLZ bietet mit der TAX Suite eine komfortable Lösung zur automatisierten Auswertung und Überwachung von steuerlichen Vorgängen in ERP-Systemen. Sie nutzt die Data- und Process-Mining-Technologie von Celonis, um ohne IT-Ressourcen und ohne technisches ERP-Know-how sehr effizient Kontrollen durchzuführen.

Der VAT Manager innerhalb der TAX Suite bietet ein kontinuierliches Steuerkontrollsystem für die Bewertung und Überwachung von VAT-Transaktionen in ERP-Systemen und hilft den Anwendern, potenzielle Risiken und Fehler zu erkennen, noch bevor diese auftreten. Der VAT Manager der TAX Suite besteht aus verschiedenen Modulen: 

Über das Modul VAT Controls können vordefinierte Kontrollen vollautomatisiert durchgeführt werden. Hierdurch können Anomalien und Risiken identifiziert werden. Die Kontrollen können in Echtzeit erfolgen und potenzielle Fehler sogar aufgezeigt werden, bevor sich diese materialisieren. Durch die Dokumentation der Kontrollen und der Ergebnisse kann das Modul als IT-gestützter Bestandteil eines TCMS genutzt werden.

Im Modul VAT Monitor sind alle steuerlich relevanten Daten zu Transaktionen in Sekundenschnelle und übersichtlicher Form verfügbar. Die Abwicklungsprozesse innerhalb der Quellsysteme werden zudem visualisiert dargestellt. Das Modul ermöglicht somit der Fachabteilung  einen komfortablen Zugriff auf steuerlich relevante Informationen zu einzelnen Transaktionen, die zum Beispiel bei der Verprobung einer USt-Voranmeldung benötigt werden.   

Mit dem Modul VAT-ID Check ist es möglich, in Echtzeit alle im System vorhandenen USt-IDs regelmäßig oder anlassbezogen über VIES oder FinanzOnline prüfen zu lassen. Die Abfrageergebnisse werden gespeichert und sind zu jeder einzelnen Transaktion verfügbar. 

Das Modul VAT Transaction Matrix ermöglicht es, die wichtigsten umsatzsteuerlichen Geschäftsvorfallgruppen schnell zu identifizieren und zu analysieren. Eine vollumfängliche Geschäftsvorfallmatrix kann somit auf Knopfdruck erzeugt werden.  

Funktionsumfang: 
- Vermeidung zeitaufwändiger manueller Arbeit für Steuer- und Finanzfunktionen durch automatisierte Echtzeit-Kontrollen
- Dokumentation der Kontrollen als Bestandteil eines TCMS (Audit Trail)
- Darstellung aller steuerlich relevanten Informationen aus Quellsystemen an einem Ort

VD2 Pro unterstützt Steuergruppen und Verbände beim Aufbau standardisierter, wirtschaftlich tragfähiger Dienstleistungsmodelle im Bereich Verfahrensdokumentation unter Wahrung der eigenen Markenidentität.

Integration in die Kanzlei / Gruppe

VD2 Pro ermöglicht die Abbildung komplexer Partnerorganisationen innerhalb einer zentral gesteuerten Systemumgebung.

Ein zentrales Admin-Panel ermöglicht die Verwaltung von Partnerkanzleien, Mandanten und Zugriffsrechten auf Gruppenebene. Dadurch entsteht eine klare organisatorische Steuerungsmöglichkeit innerhalb der gesamten Struktur.

VD2 Pro basiert auf einer klar strukturierten, mehrstufigen Architektur. Auf oberster Ebene steht das zentrale Admin-Panel der Steuergruppe oder des Verbandes. Dort werden Partnerkanzleien angelegt und verwaltet.

Innerhalb jeder angelegten Kanzlei können wiederum die jeweiligen Mandanten strukturiert erfasst und bearbeitet werden. Jede Kanzlei arbeitet in ihrem eigenen organisatorischen Bereich.

Die Daten der einzelnen Kanzleien und Mandanten sind voneinander getrennt. Dadurch wird eine klare Mandanten- und Kanzleitrennung innerhalb der Gruppenstruktur gewährleistet, während die übergeordnete Steuerung auf Admin-Ebene bestehen bleibt.

Über eine White-Label-Funktion wird die eigene Markenidentität vollständig integriert. Partnerkanzleien arbeiten innerhalb einer einheitlichen Struktur unter dem Namen der Gruppe oder des Verbandes.

Zusätzlich können interne Ressourcen wie Leitfäden, Anleitungen oder Videotutorials in einem geschützten Partnerbereich bereitgestellt werden. So lassen sich gruppenweite Standards strukturiert vermitteln.

Die Kombination aus zentraler Steuerung und dezentraler Umsetzung schafft Transparenz, Vergleichbarkeit und Skalierbarkeit innerhalb der Gruppe.

Software, Vorlagen und KI

VD2 Pro basiert funktional auf der VD2-Systemlogik zur strukturierten Erstellung und Aktualisierung von Verfahrensdokumentationen. Branchenspezifische Templates sowie hinterlegte Informationen zu marktüblichen Softwarelösungen unterstützen eine standardisierte Umsetzung innerhalb der Partnerkanzleien.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der strukturierten Ausformulierung von Prozessbeschreibungen und führt durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse.

Aufgaben werden automatisiert an die jeweils verantwortlichen Beteiligten versendet. Bearbeitungsstände und Fristen werden innerhalb des Systems transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion ermöglicht die strukturierte Abstimmung innerhalb der Organisation.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Wirtschaftlichkeit der Integration von VD2 Pro

Die Integration von VD2 Pro ermöglicht Steuergruppen und Steuerverbänden, die Verfahrensdokumentation als standardisierte und gruppenweit skalierbare Dienstleistung aufzubauen. Durch einheitliche Strukturen, zentrale Steuerung über das Admin-Panel und definierte Qualitätsstandards entsteht eine wirtschaftlich belastbare Leistungsarchitektur innerhalb der gesamten Organisation, zeiteffizient!

Der Deckungsbeitrag wird durch standardisierte Abläufe, reduzierte Abstimmungsaufwände und eine strukturierte, wiederkehrende Aktualisierung der Verfahrensdokumentationen nachhaltig erhöht. Die gruppenweite Implementierung schafft Skaleneffekte über mehrere Partnerkanzleien hinweg und ermöglicht eine konsistente Honorargestaltung.

VD2 Pro unterstützt damit den gezielten Ausbau des Dienstleistungsportfolios auf Kanzlei- und Gruppenebene – mit planbarer Erlösstruktur, klarer organisatorischer Steuerbarkeit und langfristiger wirtschaftlicher Tragfähigkeit.

Schnittstellenoption DATEV

Auf Wunsch kann eine DATEV-Schnittstelle für den Stammdatenimport durch einen Drittanbieter bereitgestellt werden. Dadurch lassen sich relevante Mandantenstammdaten strukturiert in das System überführen und bestehende Datenbestände effizient integrieren.

Alleinstellungsmerkmale

VD2 Pro bietet Steuerkanzleien, Steuergruppen und Steuerverbänden spezifische Funktionen, die in dieser Kombination am Markt nicht verfügbar sind:

• White-Label-Fähigkeit zur vollständigen Integration der eigenen Markenidentität

• Zentrales Admin-Panel zur Verwaltung von Partnerkanzleien, Mandanten und Zugriffsrechten auf Gruppenebene

• Abbildung komplexer Partner- und Verbandsstrukturen innerhalb einer einheitlichen Systemumgebung

• Bereitstellung interner Ressourcen (z. B. Leitfäden, Anleitungen, Videotutorials) in einem geschützten Partnerbereich

• Kombination aus zentraler Steuerung und dezentraler Umsetzung innerhalb der Gruppe

• Integrierter Audit-Workflow im Vier-Augen-Prinzip auf Mandantenebene

• Integriertes internes Kontrollsystem (IKS) mit automatisierter Prüfprotokollierung

• Revisionssichere Versionierung mit DMS-Schnittstelle

• Flexible Ressourcennutzung innerhalb der Gruppe – von zentraler Unterstützung bis zur dezentralen Umsetzung durch VD2 als Dienstleister zur Erstellung der Verfahrensdokumentation

VD2 richtet sich an Steuerberater und Kanzleien, die die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten durch einen erfahrenen Dienstleister kosteneffizient erstellen lassen oder die Softwareanwendung an ihre Mandanten empfehlen möchten, damit diese die Dokumentation eigenständig mithilfe strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos erarbeiten. VD2 ist die passende Lösung für Kanzleien, die dieses Thema bewusst abgeben und dafür keine internen Ressourcen einsetzen wollen. Soll die Verfahrensdokumentation hingegen gezielt zur Erhöhung des Deckungsbeitrags in die Kanzleistrategie integriert werden, ist VD2 PRO die richtige Wahl.

Integration in den Kanzleialltag

VD2 ermöglicht die Einbindung der Verfahrensdokumentation in den Kanzleialltag, ohne dass Kanzleien dafür eigene interne Ressourcen in der operativen Umsetzung einsetzen müssen.

Je nach Mandat erfolgt die Erstellung entweder durch VD2 als Dienstleister oder eigenständig durch den Mandanten mithilfe der Softwareanwendung, strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos. Die Kanzlei kann das Thema damit abgeben und ihren Mandanten dennoch eine geeignete Lösung anbieten.

VD2 bietet auf Wunsch die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung zum Festpreis. Berücksichtigt werden dabei alle relevanten Bestandteile der Verfahrensdokumentation, insbesondere die digitale Belegablage, das ersetzende Scannen, die Kasse und der Onlineshop.

Darüber hinaus unterstützt ein jährlicher Workflow die laufende Pflege, indem Aufgaben automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen beim Mandanten verteilt werden, damit die Verfahrensdokumentation innerhalb der Softwareanwendung überprüft und aktualisiert wird.

Software, Vorlagen und KI

VD2 ermöglicht eine strukturierte und zeiteffiziente Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft.

Branchentypische Anforderungen werden systematisch berücksichtigt, etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld.

Zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind, sind strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der Ausformulierung der Prozessbeschreibungen und führt strukturiert durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion bündelt sämtliche Abstimmungen strukturiert an einem zentralen Ort.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Nächster Schritt

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und prüfen Sie, ob die VD2 zu Ihnen passt.

Ansprechpartner:

Nadine Rauß

rauss@vd2.software

https://calendly.com/rauss-vd2/online-kaffee-fur-neue-partner