Dokumenten­management Tools mit Chat-Support

VD2 richtet sich an Steuerberater und Kanzleien, die die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten durch einen erfahrenen Dienstleister kosteneffizient erstellen lassen oder die Softwareanwendung an ihre Mandanten empfehlen möchten, damit diese die Dokumentation eigenständig mithilfe strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos erarbeiten. VD2 ist die passende Lösung für Kanzleien, die dieses Thema bewusst abgeben und dafür keine internen Ressourcen einsetzen wollen. Soll die Verfahrensdokumentation hingegen gezielt zur Erhöhung des Deckungsbeitrags in die Kanzleistrategie integriert werden, ist VD2 PRO die richtige Wahl.

Integration in den Kanzleialltag

VD2 ermöglicht die Einbindung der Verfahrensdokumentation in den Kanzleialltag, ohne dass Kanzleien dafür eigene interne Ressourcen in der operativen Umsetzung einsetzen müssen.

Je nach Mandat erfolgt die Erstellung entweder durch VD2 als Dienstleister oder eigenständig durch den Mandanten mithilfe der Softwareanwendung, strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos. Die Kanzlei kann das Thema damit abgeben und ihren Mandanten dennoch eine geeignete Lösung anbieten.

VD2 bietet auf Wunsch die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung zum Festpreis. Berücksichtigt werden dabei alle relevanten Bestandteile der Verfahrensdokumentation, insbesondere die digitale Belegablage, das ersetzende Scannen, die Kasse und der Onlineshop.

Darüber hinaus unterstützt ein jährlicher Workflow die laufende Pflege, indem Aufgaben automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen beim Mandanten verteilt werden, damit die Verfahrensdokumentation innerhalb der Softwareanwendung überprüft und aktualisiert wird.

Software, Vorlagen und KI

VD2 ermöglicht eine strukturierte und zeiteffiziente Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft.

Branchentypische Anforderungen werden systematisch berücksichtigt, etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld.

Zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind, sind strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der Ausformulierung der Prozessbeschreibungen und führt strukturiert durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion bündelt sämtliche Abstimmungen strukturiert an einem zentralen Ort.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Nächster Schritt

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und prüfen Sie, ob die VD2 zu Ihnen passt.

Ansprechpartner:

Nadine Rauß

rauss@vd2.software

https://calendly.com/rauss-vd2/online-kaffee-fur-neue-partner

Filestage ist eine Online-Proofing-Software, mit der sich Feedback- und Freigabeprozesse für unterschiedliche Inhalte effizient organisieren lassen. Die Software bietet eine zentrale Plattform, auf der Dateien hochgeladen, kommentiert und freigegeben werden können. Interne Teams und externe Partner können so gemeinsam sicherstellen, dass jede Datei vor der Veröffentlichung geprüft und freigegeben wird.

Was kann Filestage?

Filestage unterstützt Benutzer dabei, Feedback zu koordinieren, Versionen zu vergleichen und Freigaben effizient einzuholen. Funktionen wie das Verwalten von Reviewer-Gruppen, das Einrichten individueller Workflows und der Schutz sensibler Daten ermöglichen strukturierte und sichere Prozesse. Für Steuerfachleute bietet Filestage die Möglichkeit, Dokumentationen und Inhalte DSGVO-konform zu prüfen und durch klar definierte Prozesse Qualität und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Drooms ist ein europäischer Anbieter von virtuellen Datenräumen, der sichere Plattformlösungen zur Abwicklung vertraulicher Geschäftsprozesse anbietet. Die Software ermöglicht es Unternehmen, sensible Dokumente zentral zu speichern, zu verwalten und gezielt mit Geschäftspartnern oder Kunden zu teilen. Zu den Kernanwendungen zählen gewerbliche Immobilienverkäufe, Mergers & Acquisitions sowie der gesamte Lebenszyklus im Asset Management. Mit den Produktvarianten Drooms FLEX für kleinere Transaktionen und Drooms TRANSACTION für komplexe Due Diligence Prozesse passt sich die Plattform an unterschiedliche Anforderungen an.

Was kann Drooms?

Drooms ermöglicht eine effiziente, zentralisierte Transaktionsabwicklung durch Funktionen wie sicheren Dokumentenaustausch, granulare Zugriffskontrollen und Echtzeitkommunikation über den Drooms Chat. Die Plattform beinhaltet ein Schwärzungsmodul zur automatisierten Anonymisierung sensibler Daten und bietet detaillierte Analysen der Nutzeraktivitäten. Insbesondere für Steuerfachleute ist Drooms eine Lösung, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Transaktionen sicher und strukturiert zu beschleunigen. Alle Daten werden auf zertifizierten, DSGVO-konformen Servern in Europa gespeichert.

Amagno ist eine Digital Workplace Lösung, die auf selbst entwickelten Technologien für Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) basiert. Ziel der Software ist es, traditionelle Arbeitsweisen, die durch den Umgang mit Papier und manuelle Prozesse geprägt sind, zu modernisieren. Amagno ermöglicht es Unternehmen, rechtliche Sicherheit zu erreichen und sich gegen Krisen sowie Fachkräftemangel zu sichern. Mit einer klaren Benutzeroberfläche und einem einfachen Lizenzmodell bietet Amagno eine schnelle Inbetriebnahme und erleichtert die Integration in bestehende Dateistrukturen.

Was kann Amagno?

Amagno unterstützt die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen durch umfangreiche Importschnittstellen und Integrationen mit führenden ERP- und CRM-Systemen. Die Software ermöglicht es, Dokumente und Daten automatisch zu importieren, zu indizieren und zu archivieren, wodurch manuelle Eingaben reduziert und die Effizienz gesteigert werden. Durch die Integration von Dokumentenmanagement mit anderen Softwareanwendungen verbessert Amagno die Informationsqualität und fördert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Steuerfachleute profitieren von der schnellen und einfachen Zugänglichkeit der Daten, was die Produktivität erhöht und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie DSGVO und GoBD erleichtert.

Fileee ist eine digitale Plattform, die das Verwalten, Teilen und Sichern von Dokumenten ermöglicht. Sie unterstützt die digitale Transformation von papierbasierten Prozessen in Unternehmen und ermöglicht einen einfacheren Zugriff auf Dokumente sowohl am Desktop als auch mobil.

Was kann fileee?

Die Software unterstützt den automatisierten Import und die intelligente Organisation von Dokumenten. Für Steuerkanzleien erleichtert fileee die sichere digitale Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit Mandanten, was den Papieraufwand minimiert und die Beratungszeit maximiert.